Управление архивов и документации
Акмолинской области
ул. Баймуканова, 23
г. Кокшетау, 020000
Пояснительная записка
к отчету о выполнении основных направлений плана работы
КГУ «Государственный архив Атбасарского района»
за 2017 год
В 2017 году государственным архивом Атбасарского района были проведены работы по выполнению поставленных перед коллективом архива задач, намеченных в плане работы за истекший год. В основном были проведены работы по укомплектованию архива новыми фондами, улучшению учета документов, их сохранности как в госархиве так и в ведомственных архивах организаций — источников комплектования, укреплению материально-технической базы архива, удовлетворению запросов юридических и физических лиц по социально-правовым и другим вопросам.
Обеспечение и государственный учет документов.
В 2017 году в целях обеспечения сохранности документов, сотрудниками архива были проведены работы по улучшению физического состояния документов в количестве 567 дел, в том числе рестоврации подверглись 49 дел и подшивке 519 дел. Это документы фондов № 50 «Отдел образования Атбасарского района» (487 дел), № 23 колхоз «Родина» (5 дел), № 45 «Атбасарский ГПЗ» (11 дел), № 187 «Атбасарский РУПС» (1 дело), № 63 «Мариновская ПМК-9» (22 дел), № 59 «Атбасарская райбольница» (2 дела), № 3 «Адырский элеватор» (2 дела), № 79 колхоз «Новая Жизнь» (5 дел), № 77 Покровский сельский Совет (2 дела), № 119 совхоз «Красный Маяк» (27 дел), № 97 колхоз «Красная Заря» (2 дела) и другие.
Восстановлено затухающих текстов на 42 листах. Это документы фондов № 97 колхоз «Красная Заря»- 26 листа, № 137 совхоз «Южный» — 2 листа, № 45 совхоз «Атбасарский» (ГПЗ) — 2 листа, № 79 колхоз «Новая Жизнь»- 4 листа, № 3 Адырский элеватор — 6 листов.. Реставрировано — 134 листов.
Закартонировано-2020 дел, в том числе 142 дел фонда № 143 «Аппарат акима Покровского сельского округа», 202 дел фонда № 87 «Аппарат акима Мариновского сельского округа», 53 дел фонда № 123 АО «Сепе», 44 дел фонда № 6 «Мариновская резервная база», 84 дел фонда № 188 «Мариновская межрайонная противотуберкулезная больница», 98 дел фонда № 146 «Атбасарский межрайонный противотуберкулезный диспансер», 199 дел фонда № 190 ГУ «Аппарат акима Новоалександровского сельского округа», 211 дел фонда № 189 Прокуратура Атбасарского района, 28 дел фонда № 192 личного происхождения Шаханова К.К., 70 дел фонда № 191 Атбасарского районного суда, 99 дел фонда № 193 «Отдел архитектуры и градостроительства Атбасарского района, 78 дел фонда № 171 «Детская музыкальная школа», 8 дел фонда № 168 Атбасарская районная избирательная комиссия, 11 дел фонда № 194 «Мариновская санитарно-эпидемиологическая станция», 27 дел фонда № 63 Мариновская МПМК-9, 99 дел фонда № 121 ГУ «Аппарат акима села Есенгельды, 46 дел фонда № 172 ГУ «Аппарат акима село Сепе», 214 дел фонда № 98 ГУ «Аппарат акима сельского округа Акана Курманова, 64 дел КГУ «Аппарат акима Ярославского сельского округа, 304 дел фонда № 46 ГУ «Отдел финансов Атбасарского района». Перекартонировано 125 дел фонда № 137 совхоз «Южный».
Проведена проверка на наличие и состояние документов в количестве 217 дел фонда № 109 Атбасарского сельского Совета (опись № 1) и документов фонда № 5 Мариновский ХПП в количестве 161 дело (опись-1л).
По итогам проверки наличия и состояния архивных документов заполнены листы проверок и составлен акт проверки документов.
В ходе проверки наличия и состояния документов фонда № 5 была проведена выверка комплекта учетных документов.
Формирование НАФ. Комплектование и экспертиза ценности документов.
За текущий год госархивом были приняты документы от 18 организаций и учреждений района. По графику сдачи документов в госархив, утвержденного акимом района приняты документы от 7 организаций. Описи дел составлены на документы Атбасарской СЭС по личному составу на 75 дел за 1945-2003 годы и постоянного срока хранения на 209 дел за 1968-2003 годы, направлены на утверждение ЭПМК управления архивов и документации.
Чтобы провести экспертизу ценности данных документов и составить на них научно-справочный аппарат сотрудникам архива пришлось потратить более одного года, так как Атбасарская СЭС была упразднена в 2003 году и документы данного учреждения находились в разных организациях, созданных на базе СЭС. В данное время документы находятся в архиве.
За текущий год госархивом были приняты от учреждений и организаций района 2071 дел. Все документы принятые на государственное хранение были подвергнуты экспертизе ценности в период ведомственного хранения.
Сотрудниками госархива была оказана консультационная и практическая помощь при обработке и упорядочению документов с истекшим сроком хранения с выездом в ведомственные архивы — в организации и учреждения района. Специалисты учреждений и организаций ответственные за ведение документации так же приезжали в госархив на индивидуальные семинары по подготовке документов для сдачи на госхранение. На обработанные и проведенные через экспертизу ценности документов были составлены описи дел и акты на уничтожение документов, утративших свое практическое значение: ГККП «Мариновская межрайонная противотуберкулезная больница» на 34 дел постоянного хранения и 50 дел по личному составу за 2011-2016 годы; ГККП «Атбасарский межрайонный противотуберкулезный диспансер» на 39 дел постоянного хранения и 59 дел по личному составу за 2011-2016 годы; ГУ «Аппарат акима Мариновского сельского округа» на 161 дел постоянного хранения и 41 дел по личному составу за 2002-2010 годы; ТОО «Сепе» на 47 дел по личному составу за 1999-2009 годы; КГУ «Аппарат акима сельского округа Бастау» на 161 дел постоянного хранения и 38 дел по личному составу за 1994-2010 годы; ГККП «Детская музыкальная школа при отделе образования Атбасарского района» на 45 дел постоянного хранения и 33 дел по личному составу за 2006-2011 годы; Прокуратуры Атбасарского района на 211 дел постоянного хранения за 1989-2011 годы; ГУ «Отдел архитектуры и градостроительства Атбасарского района» на 74 дел постоянного хранения и 25 дел по личному составу за 2006-2010 годы; документы личного происхождения Шаханова К.К. на 28 дел постоянного хранения за 1938-2016 годы., Атбасарского районного суда — 52 дел постоянного хранения за 2004-2010 годы, а так же 18 дел за 1983-2003 годы, переданные в госархив из областного суда; Атбасарской районной избирательной комиссии на 8 дел за 2017 год; Мариновской санитарно-эпидемиологической станции (СЭС) на 11 дел по личному составу за 1974-1988 годы; Мариновская МПМК-9 на 27 дел по личному составу за 1992-2001 годы, ГУ «Аппарат акима села Есенгельды» на 73 дел постоянного хранения за 2006-2011 годы и 26 дел по личному составу за 2008-2011 годы; ГУ «Аппарат акима Сепеевского сельского округа» на 32 дел постоянного хранения за 2006-2011 годы и 16 дел по личному составу 2010-2011 годы; ГУ «Аппарат акима Октябрьского сельского округа» на 186 дел постоянного хранения за 1996-2010 годы и 28 дел по личному составу за 2004-2010 годы; ГУ «Аппарат акима Ярославского сельского округа» на 209 дел постоянного хранения за 1996-2010 годы и 31 дел по личному составу за 1996-2010 годы; ГУ «Отдел финансов Атбасарского района» на 152 дел постоянного хранения за 1996-2010 годы и 152 дел по личному составу за 1945-2010 годы..
Всего за текущий год утверждены и согласованы ЭПМК управления архивов и документации области описи дел на 1455 дел постоянного хранения, на 28 дел личного происхождения и 588 дел по личному составу.
Сотрудниками архива была усовершенствована опись дел по личному составу фонда № 45 совхоз «Атбасарский»-754 дел. Данная опись так же утверждена ЭПМК управления.
Государственным архивом была оказана практическая помощь в усовершенствовании и состававлении номенклатуры дел сельским округам и организациям района. За текущий год согласованы номенклатуры дел и положения о ведомственном архиве и экспертной комиссии аппарата акима Атбасарского района, аппаратов акима Тельманского, Шункыркольского, Борисовского, Егиндыкольского, Полтавского, Мариновского, Макеевского, Сергеевского сельских округов и села Бастау, ГУ «Атбасарский РТИ КГИ в АПК МСХ РК» (терком), ГУ «Аппарат маслихата Атбасарского района», ГУ «Отдел жилищно-коммунального хозяйства, пассажирского транспорта, автомобильных дорог и жилищной инспекции Атбасарского района», ГУ «Центральная библиотечная система», «Отдела культуры и развития языков», ГУ «Отдел архитектуры и градостроительства Атбасарского района», ГУ «Отдел строительства Атбасарского района». ГУ «Отдел занятости и социальных программ» и др.
Проведено 12 кустовых и индивидуальных семинар-совещаний по документационной службе со специалистами сельских округов и учреждений, в том числе 3 с руководителями учреждений и организаций района.
А также 2 совещания по оказанию государственной услуги «Выдача архивных справок» с работниками ЦОН и 3 совещания с ведомствами по госуслугам.
7 июня в здании ЦОН госархивом Атбасарского района была проведена акция «Государственный архив Атбасарского района консультирует» по оказанию гос.услуги «Выдача архивных справок» посвященная Международному Дню архивов.
При проведении кустовых семинар-совещаний в здании архива для специалистов учреждений района, ведущих работу с документами, а также акимам сельских округов была организована экскурсия по ознакомлению с документами находящихся на госхранении.
16,18 августа сотрудники архива провели выездную акцию в сельские округа с.Бастау и с.Тельмана по вопросу оказания госуслуги «Выдача архивных справок» и обработке документов с целью передачи их на госхранение. В ходе встречи специалисты сельских округов и жители сел были проконсультированы по вопросу получения архивных справок, особенно теми кто по возрасту уходят на пенсию. Особое внимание было уделено тому, чтобы получатели госуслуги «Выдача архивных справок» обращались через некоммерческое акционерное общество «Государственная корпорация «Правительство для граждан»: веб- портал «Электронного правительства» www.egov.kz, что значительно сократит сроки их рассмотрения и дорожные расходы. В округах были оставлены листовки-памятки «Как получить архивную справку» для дальнейшего их распространения среди жителей сельских округов.
12 октября в госархиве был проведен экскурсия-урок, который уже стал ежегодной традицией. Участниками урока стали выпускники, учащиеся 11 класса Мариновской казахской средней школы.
В архиве были организованы 4 выставки посвященные знаменательным датам. К празднованию Наурыз-мейрамы подготовили выставку предметов домашнего обихода и национальных костюмов казахов. Так же были организованы выставки к Дню Государственных символов Республики Казахстан, Дню Первого Президента РК, Дню Независимости РК.
В декабре 2017 года госархивом Атбасарского района направлены письма на имя руководителей организаций района по составлению номенклатуры дел на 2018 год согласно Новым Перечнем типовых документов 2017 года.
Использование и публикация документов.
За 2017 год в государственный архив Атбасарского района поступило 970 запроса социально-правового характера от юридических и физических лиц, в том числе из ближнего зарубежья 283 запросов. С положительным результатом исполнены 736 запросов. Через портал электронного правительства поступило 545 запросов, что составило 56,2%, через государственную корпорацию (ЦОН)- 2 запроса.
Большинство запросов касаются трудового стажа, заработной платы, учебы, проживания, решений о выделении земельных участков, нотариальных действий и др.
Сотрудниками архива Калиевой Г.Т., Платоновой Р.И., Шемургалкиной Т.И. были подготовлены 3 статьи о работе архива и по вопросам документирования и сохранности документов НАФ, которые были опубликованы на страницах газеты «Простор» и «Атбасар».
Бухгалтером Попрыжко Л.И. были подготовлены 2 статьи по оказанию государственной услуги «Выдача архивных справок» и о преимуществе получения госуслуги через портал электронного правительства и ЦОН, которые также были опубликованы в районной газете «Простор».
Информацию о прведенных мероприятиях и о работе госархива можно прочитать на страницах нашего сайта, которая пополняется и обновляется ежемесячно.
По укреплению материально- технической базы в 2017 году приобретены компьютер и станок для прошивки документов.
Для лиц с ограниченными возможностями установили пандус, провели частичный ремонт отмостки вокруг здания архива.
Ежеквартально в архивохранилищах и подсобных помещениях здания архива проводится дезифекция и дезинсикационная обработка против насекомых и грызунов службой ИП «Марденов К.А.».
Основные показатели выполнения плана и исполнения запросов прилагаются.
Директор архива А.Ахметов.
27.12.2017
