Управление культуры, архивов
и документации
Акмолинской области
1. Введение:
Основными задачами стоящими перед государственным архивом Атбасарского района является выполнение основных направлений плана работы за 2021 год. Создание условий труда для сотрудников архива и укрепления материально-технической базы, а также соблюдение дисциплины труда и своевременное и качественное исполнение запросов от юридических и физических лиц. Участие в общественно-политической жизни района.
2. Обеспечение и государственный учет документов НАФ:
В 2021 году государственным архивом Атбасарского района приобретены 4 компьютера, 1 МФУ (принтер/сканер/копир) по реализации проекта «Архив -2025». Так же за счет средств поступивших от платных услуг приобрели 3 металлических стеллажа (15 погонных метров)) и 1 шкаф для хранение описаей дел.Своими силами поддерживается чистота и проводится косметический ремонт здания архива, а так же прилегающей территории вокруг здания архива.
В 2021 году государственным архивом Атбасарского района были проведены работы по улучшению физического состояния 206 дел. В том числе подверглись реставрации 148 дел, 452 листов. Реставрированы документы фондов: № 14 Атбасарский районный отдел культуры (2 дела, 8 листов); № 17 совхоз «Садовый» (10 дел, 79 листов); № 1 Новоалександровское СПТУ-20 (4 дела, 11 листов); № 19 совхох «им.К.Маркса» (4 дела, 10 листов); № 57 совхоз «им.Тельмана» (5 дел, 27 листов); № 60 Учебно-опытное хозяйство АТМЭСХ (15 дел, 45 листов); № 63 Мариновское ПМК-9 (3 дела, 4 листа); № 64 Мариновская центральная районная больница (75 дел, 202 листов); № 66 совхоз «Шуйский» (4 дела, 4 листа); № 79 колхоз «Новая Жизнь» (1 дело, 1 лист); № 119 совхоз «Красный Маяк» (7 дел, 27 листов); № 135 совхоз «Самарский» (3 дела, 3 листа); № 149 совхоз «им.М.Горького» (1 дело, 1 лист); № 132 совхоз «Сочинский» (2 дела, 3 листа); № 180 колхоз «им. Ленина» (1 дело, 1 лист); № 198 частный нотариус Головина А.Н. (1 дело, 1 лист); № 87 Мариновский сельский округ (1 дело, 1 лист); № 45 совхоз «Атбасарский» (1 дело,2 листа); № 15 Мариновский районный отдел культуры (7 дел,21 листов); № 206 «АО им. И.Есенберлина» (1 дело, 1 лист).
Провели подшивку 59 дел фондов № 4 Мариновский сельский Совет (22 дела, 777 листов); № 19 совхоз «им.К.Маркса» (3 дела,98 листов); № 21 Косбармакская МТС (1 дело,36 листов); № 45 совхоз «Атбасарский» (22 дела, 4244 листов).Восстановлено затухающих текстов на 44 листах. Это в документах фондов № 33 совхоз «Новосельский» (4 листа); № 45 совхоз «Атбасарский» (14 листов); № 97 колхоз «Красная Заря» (18 листов); № 137 совхоз «Южный» (6 листов).
В просмотренных делах фондов особо ценных документов не выявлено.
Проведена проверка наличия и состояния дел фонда № 50 Атбасарский районный отдел образования за 1936-1991 годы (1260 дел); № 60 Учебно — опытное хозяйсво АТМЭСХ за 1971-1986 годы (32 дел); № 64 Мариновская центральная районная больница за 1971-1995 годы (176 дел); № 61 Мариновский райбыткомбинат за 1974-1988 годы (77 дел). Дела фондов № 50, № 60,№ 61, № 64 находятся в удовлетворительном состоянии, рестоврация и восстановления не требуется. Количество дел и листов в делах соответствуют данным по описи.
В ходе проверки наличия и состояния дел фондов № 50, № 60,№ 61, № 64 были проведены выверки комплекта учетных документов. Все учетные документы имеются в полном объеме.
За 2021 год закартонировано 1873 дел. Это документы фондов № 14 ГУ «Отдел культуры и развития языков Атбасарского района» — 81 дело; № 133 ТОО «Сочинское» -22 дела; № 214 ТОО «Садовое» — 14 дел; № 112 ГУ «Аппарат акима села «Сочинское» — 325 дел; № 152 ТОО «Аграрное» — 19 дел; № 215 ГУ «Отдел ЖКХ, ПТ и АД Атбасарского района» — 110 дел; № 98 КГУ «Аппарат акима сельского округа Акана Курманова»- 97 дел; № 79 колхоз «Новая Жизнь» — 58 дел; № 216 ПК «Новая Жизнь» — 9 дел; № 217 ГУ «Атбасарская районная территориальная инспекция Комитета ветеринарного контроля и надзора» -20 дел,№ 218 ГККП «Атбасарская детско-юношеская спортивная школа» — 105 дел, № 168 «Атбасарская районная территориальная избирательная комиссия» -27 дел, № 161 Частный нотариус Жалина С.В.- 986 дел.
Перекартонировано за 2021 год- 1905 дел. Это документы фондов № 50 Атбасарский районо — 1260 дел; № 119 совхоз «Красный Маяк»- 563 дел; № 203 ГУ «Аппарат акима Сергеевского сельского округа»-82 дела.
3.Формирование НАФ.Организациооно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий:
За 2021 год государственным архивом были приняты документы от учреждений и организаций района в количестве -1865 дел, в том числе: 1487 дел постоянного хранения и 378 дел по личному составу. Все документы принятые на госхранение были подвергнуты экспертизе ценности в период ведомственного хранения. Так же были приняты 9 фотодокументов по истории Атбасарского района.
Сотрудниками госархива была оказана консультационная и практическая помощь по обработке и упорядочению документов с истекшим сроком хранения в ведомствах специалистам организаций и учреждений района, отвечающих за делопроизводство. На обработанные и проведенные через экспертизу ценности документы были составлен НСА. На документы временного хранения были составлены акты на уничтожение документов как утративших свое практическое значение.
Были составлены описи дел на документы ГУ «Отдел культуры и развития языков Атбасарского района» на 43 дел постоянного хранения и 38 дел по личному составу за 2011-2015 годы (ф.14); ТОО «Садовое» на 14 дел по личному составу за 2001-2014 годы (ф.214); ТОО «Сочинское» на 22 дел по личному составу за 2013-2015 годы (ф.133); Атбасарской районной территориальной избирательной комиссии на 19 дел постоянного хранения за 2020-2021 годы (ф.168); ГУ «Аппарат акима сельского округа Акана Курманова Атбасарского района» на 66 дел постоянного хранения и 31 дел по личному составу за 2011-2016 годы (ф.98); Гу «Аппарат акима села Сочинское Атбасарского района» на 246 дел постоянного хранения и 79 дел по личному составу за 1994-2019 годы (ф.112); ТОО «Аграрное» на 19 дел по личному составу за 2013-2015 годы (ф.152); ГУ «Отдел ЖКХ, ПТ и АД Атбасарского района» на 78 дел постоянного хранения и 32 дел по личному составу за 2003-2014 годы (ф.215); нотариус Жалина С.В. на 869 дел постоянного хранения и 17 дел по личному составу за 2012-2016 годы (ф.161); колхоз «Новая Жизнь» на 5 дел постоянного хранения и 53 дел по личному составу за 1992-1996 годы (ф.79); производственный кооператив (ПК) «Новая Жизнь» на 1 дело постоянного хранения и 8 дел по личному составу за 1996-1997 годы (ф.216); ГУ «Атбасарская районная территориальная инспекция Комитета ветеринарного контроля и надзора МСХ РК на 20 дел постоянного хранения за 2012-2016 годы (ф.217), ГККП «Атбасарская детско — юношеская спортивная школа» на 40 дел постоянного хранения и 65 дел по личному составу за 1999-2013 годы (ф.218), на 9 фотодокументов по истории Атбасарского района. Все вышеперечисленные описи дел утверждены и согласованы ЭПМК управления культуры, архивов и документации Акмолинской области за истекший период и приняты на государственное хранение. Так же была утверждена опись дел постоянного хранения Народного суда Атбасарского района на 23 дела за 1991-1998 годы. Данные документы хранятся в ведомственном архиве районного суда. В ноябре 2021 года составлены описи дел на документы Отдела образования Атбасарского района за 1987-2004 годы на 14 дел постоянного хранения и 379 дел по личному составу.
Данные описи дел направлены на утверждение и согласование ЭПМК управления культуры, архивов и документации Акмолинской области.
В 2021 году проведены 4 семинар-совещаний. В марте был проведен обучающий семинар по вопросам подготовки документов к сдаче на государственное хранение в госархив Атбасарского района с участием главных специалистов, работников отдела кадров Аппарата акима сельского округа Акана Курманова, Аппарата акима села Сепе Атбасарского района, отдела образования Атбасарского района. В данном семинаре приняли участие 6 человек. Второй семинар провели в июне с участием руководителей учреждений и акимов сельских округов в здании акимата района по обеспечению сохранности документов в период ведомственного хранения и подготовки их для передачи на государственное хранение. Так же проведены два обучающих семинаров в августе и октябре текущего года с работниками ведомственных архивов по вопросам подготовки документов к сдаче на госхранение в государственный архив.
За истекший год госархивом была оказана практическая и методическая помощь в усовершенствовании и составлении номенклатуры дел 10 организациям: ГУ «Отдел экономики и финансов Атбасарского района»; РГУ «Управления государственных доходов по Атбасарскому району»; ГККП «Детская музыкальная школа города Атбасар» при отделе образования по Атбасарскому району; ГУ «Аппарат акима Шункыркольского сельского округа»; ГУ «Аппарат акима Новосельского сельского округа»; ГУ «Аппарат акима Сепеевского сельского округа»; ГУ «Аппарат акима села Борисовка»; ГУ «Отдел образования Атбасарского района»; ГУ «Аппарат акима Атбасарского районного маслихата»; ГУ «Атбасарская районная территориальная инспекция Комитета ветеринарного контроля и надзора».
Также были согласованы положения о ведомственном архиве и экспертной комиссии ГУ «Отдел архитектуры и градостроительства Атбасарского района»; ГУ «Атбасарская районная территориальная инспекция ветеринарного контроля и надзора»; ГКП на ПХВ «Атбасарская многопрофильная межрайонная больница».
Сотрудниками госархива оказаны 39 консультаций ведомственным архивам. Консультации оказывались по вопросам составления номенклатуры дел, экспертизе ценности документов, составлении описи дел и актов на уничтожение документов с посещением организаций, по телефону и по электронной почте.
4.Создание информационно-поисковых систем:
За 2021 год были проведены работы по переработке описей дел фондов № 119 совхоз «Красный Маяк» в количестве 563 дел за 1963-1993 годы. Опись дел № 1-л по личному составу на 563 дела была согласована ЭПМК управления культуры, архивов и документации Акмолинской области в феврале 2021 года.
Ведется работа по каталоголизации управленческой документации фонда № 169 ГУ «Аппарат акима Атбасарского района». Составлены 6 тематических карточек фонда № 169.
5. Научная информация и использование документов:
За 2021 год провели 3 выставки в здании архива: посвященная празднованию Наурыз мейрамы. Так же организовали выставку фотодокументов по истории становления и развития Атбасарского района за период его образования и по сегодняшнее время. Была организована выставка национальных видов одежды и домашнего обихода. В декабре к Дню Независимости Республики Казахстан была организована книжная выставка.В первом квартале провели 3 экскурсии для специалистов сельских округов и организаций района с целью ознакомления с документами фондов, хранящихся в госархиве.
В феврале текущего года провели урок на тему «Прошлое и настоящее нашего края» с участием специалистов культ.учреждений с. Мариновки. Смонтировали видеоролик «Челендж. На работу в национальной одежде». Ежемесячно обновляется сайт гос.архива по проводимым мероприятиям. Так же провели 2 семинар-совещания с работниками ЦОНа о принимаемых мерах по повышению качества оказания государственной услуги «Выдача архивной справки». На первом семинаре приняли участие 5 человек. Для участников семинара были подготовлены и розданы списки фондов и наименования организаций, документы которых хранятся в госархиве с указанием периода хранения. Второй семинар провели в ноябре 2021 года. В связи с возникшими проблемами получения архивных справок через портал электронного правительства E-gov на семинаре были освещены пути решения вопросов, касающихся защиты законных интересов граждан для получения архивных справок через ЦОН и канцелярию гос.архива.
Сотрудниками архива подготовлены и опубликованы 4 статьи по документам архива. Статья «Командир разведки» подготовленная архивистом Касеновой А.А. опубликована в газете «Прстор-Атбасар» 7 мая 2021 года; статья «Поможем восстановить историческую справедливость», подготовленная архивистом Платоновой Р.И. опубликована в районной газете «Простор-Атбасар» 28 мая 2021 года; статья «Архивтiң құрылу тарихы» подготовленная архивистом Калиевой Г.Т. опубликована 29 октября 2021 года; статья «Воспоминание о прошлом» подготовленная бухгалтером-архивистом Попрыжко Л.И. опубликована 3 декабря 2021 года.
15 июня 2021 года на аппаратном совещании проводимого акимом Атбасарского района с руководителями районных исполнительных органов и организаций отдела аппарата акима района выступил директор государственного архива Атбасарского района Ахметов А.Б. с отчетом о работе госархива с учреждениями и организациями района, источниками комплектования, по подготовке и сдаче документов на государственное хранение и выполнение плановых показателей по сдаче документов организациями района согласно графика сдачи документов, утвержденного акимом района на 2020 и 2021 годы.,
Количество переведенных документов в цифровой формат за 2021 год составляет 51 дело 2956 листов фонда № 1 Новоалександровское СПТУ-20.
Внесены данные в ИС «ЕЭАД» 36 дел, 2159 листов, 1 опись, 1 фонд, 1 номенклатура дел государственного архива Атбасарского района.
За 2021 год в госархив Атбасарского района поступило 925 запросов социально-правового характера от юридических и физических лиц. в том числе из стран СНГ и дальнего зарубежья 219 запросов. С положительным результатом исполнено 644 запросов, с отрицательным ответом 11 и непрофильных 270 запроса. В том числе из 925 запросов через ЦОН и ПЭП поступило и оказано 589 госуслуги.
6. Платные услуги:
Платные услуги были оказаны Сочинскому сельскому округу по составлению научно-справочного аппарата к описям №1 дел постоянного хранения-192 ед.хр., № 2 дел постоянного хранения -54 ед.хр.; № 1-л дел по личному составу -79 дел . других работ на общую сумму 135300 тенге; ГУ «Аппарат акима сельского округа Акана Курманова» на обработку документов и составление научно-справочного аппарата к описям № 1 дел постоянного хранения — 38 ед.хр.; № 2 дел постоянного хранения-28 ед.хр; № 1-л дел по личному составу -31 ед.хр. на 39650 тенге; ГУ «Отдел ЖКХ, ПТ и АД Атбасарского района» на обработку документов и составление к ним НСА на 78 дел постоянного хранения и 32 дел по личному составу и составления акта на уничтожение документов с истекшим сроком хранения на 130155 тенге; ГККП «Атбасарская детско-юношеская спортивная школа» на обработку документов и составления к ним НСА на 40 дел постоянного хранения и 65 дел по личному составу на 94740 тенге. За оказанные услуги перечислено на счет гос.архива 399845 тенге. .
7. Повышение квалификации, социальное развитие коллектива:
Еженедельно директором архива проводится совещание с сотрудниками архива по организационным вопросам, где заслушиваются архивисты о проделанной работе за неделю по выполнению поставленных перед ними плановых показателей.
Так же директором архива проводится работа по ознакомлению сотрудников архива с основными Положениями Кодекса профессиональной этики работников учреждений.
05 марта 2021 года было проведено заседание работников архива по противодействию коррупции. В повестку дня были включены 5 вопросов. Протокол заседания прилагается на 2 листах.
В августе 2021 года прошла обучение в Акмолинском областном филиале Государственного управления академии при Президенте Республики Казахстан архивист Калиева Г.Т. по теме: «Государственный учет в архивном деле и оказание государственной услуги».
Коллективом госархива были изучены новые правила оказания государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок». Новые правила оказания государственной услуги размещены на стенде.
На 1 этаже здания архива установлен информационный стенд по противодействию коррупции в учреждении.
Статистический отчет о выполнении показателей основных направлений и результатов деятельности государственного архива Атбасарского района прилагается.
Директор архива А.Ахметов.
27.12. 2021
