Ақмола облысы архивтер мен
құжаттамалар басқармасыж
Баймұқанов көшесi, 23
Көкшетау қаласы, 020000
2016 жылға
«Атбасар ауданының мемлекеттiк архивi» КММ
орындаған жұмыс жоспарының негiзгi бағыттары туралы есепке
түсiндiрме жазба
2016 жылы архив ұжымы архивтi жаңа қорлармен одан әрi толықтыру, құжаттардың есебiн жақсарту, олардың мемлекеттiк архивте қалай сақталса солай толықтыру көздерi-ұйымдардың ведомоствалық архивтерiнде сақталуы, архивтiң материалдық-техникалық базасын нығайту, әлеуметтiк –құқықтық және басқа да сұрақтар бойынша заңды және жеке тұлғалардың сауалдарын қанағаттандыру бойынша жұмыстар жүргiздi.
Құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету және мемлекеттiк есебi.
2016 жылы құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету мақсатында, архивтiң қызметкерiмен, Р.И.Платоновамен Мариновалық Қазауылшаруатехникасы АБ (Жөндеу базасы) №6 қордың құжаттарын жаңғырту бойынша жұмыстар жүргiзiлдi.
Саны мен жағдайы бойынша құжаттармен жұмыс барысында есептегi құжаттардың жинағына салыстыру өткiзiлдi. Жаңғыртуға 137 iс тартылды. Осы iстер құңдылық сараптамасына iлiктi және қайта тiгiлдi, осылайша 127 iс қалыптастырылды.
«Облыс агроөндiрiстiк комитетiнiң Мариновкалық резервтiк базасы» № 6 қордың iстерiнiң саны мен жағдайын тексеру нәтижесiнде, жеке құрам бойынша iстердiң 1-л тiзiмдемесiне тұрақты сақтаудағы iстердiң (№№ 7,11,22,31,38,46,53,59,67,72,80,84,91); сақтау мерзiмi өтiп кеткен iстердiң (№13,21,32,33,39,40,47,48,54,55,60,61,62,65,68,75,87,89,92,93,105) қосылғаны айқындалды. Бiрнеше жылдарға тiгiлiп және алғашқы жылдары ғана бойынша тiзiмдемеге тiркелген, ал келесi жылға «Қосымша» деген бағанға белгiсi қойылмаған iстерде бар. Iстердiң атаулары дұрыс құрылмаған, iс тiзiмдемесiн құрудың тәртiбi бұзылған, тiзiмдемеге қажеттi ең аз ғылыми-анықтамалық аппарат қалыс қалған. Аталған кемшiлiктер тiзiмдеменi пайдалануда, қажеттi ақпараттарды iздеуде, әсiресе әлеуметтiк-құқықтық сипаттағы сауалдарды орындауда қиындықтар туғызды. Iздеу барысында қосымша тұрақты сақтаудағы 30 iс табылды. Жоғарыдағы көрсетiлгенге байланысты тiзбенi қайта өңдеу қажеттiлiгi туындады.
Өңделген құжаттарға, 1974-1989 жылдардың № 1 -ден № 44 аралығы бойынша 44 (қырық төрт) iстерiне тұрақты сақтау iстерiнiң № 1 тiзiмдемесi және 1974-1989 жылдардың 83 (сексен үш) iстерiне жеке құрам бойынша iстерiнiң № 1-л тiзiмдемесi жасалды.
Осы тiзiмдемелер архивтер мен құжаттамалар басқармасының СТӘК-на жiберiлдi.
Архивтiк құжаттардың саны мен жағдайын тексеру қорытындысы бойынша құжаттардың тексеру парақтары толтырылып және тексеру актiсi жасалды.
Барлығы, табиғи жағдайын жақсартуға 265 iс тартылды, 545 парақ жаңғыртылды, 45 парақтағы өшiп бара жатқан мәтiндер қайта қалпына келтiрiлдi, iстерге 104 растау қағазы жабыстырылды.
2016 жылы архивке сақтауға қабылданған және басқарманын СТӘК-да бекiтiлген 1739 iстер картондалды, оның iшiнде «Сепе ауылдық әкiмiнiң аппараты» ММ № 172 қордың 145 iсi; «Агроөнеркәсiп кешенi жұмысшыларының Атбасар аудандық комитетiнiң кәсiподағы» № 173 қордың 75 iсi; «Атбасар ауданының жер қатынастары және ауыл шаруашылық бөлiмi» ММ № 174 қордың 43 iсi; «ҚР АШМ АӨК МИК Атбасар ауданы-ның аумақтық инспекциясы» ММ № 175 қордың 171 iсi; «Мариновка ауданының кәсiптiк одағының Кеңесi» № 176 қордың 4 iсi; «Атбасар ауданының кәсiптiк одағының Кеңесi» № 177 қордың 5 iсi; «Атбасар ауданы бойынша мемлекеттiк кiрiстер басқармасы» ММ № 167 қордың 26 iсi; «Атбасар ауданының экономика және бюджеттiк жоспарлау бөлiмi» ММ № 154 қордың 50 iсi; «Орталықтандырылған кiтапханалар жүйесi» ММ № 178 қордың 66 iсi; «Атбасар аудандық сайлау комиссиясы» № 168 қордың 30 iсi; «Жеке нотариус Сулейменов Б.О.» № 179 қордың 79 iсi; «Атбасар ауданының туберкулезге қарсы диспансерi» № 146 қордың 133 iсi; «Ленин атындағы колхоз» № 180 қордың 441 iсi; «Великий путь ӨК» № 181 қордың 11 iсi; «Борисовское» ЖШС № 182 қордың 5 iсi;
«Атбасар ауданының бiлiм бөлiмi» ММ № 50 қордың iсi; «Мәдениет және тiлдердi дамыту бөлiмi» ММ № 14 қордың 14 iсi, «Шұңкыркөл селолық округi әкiмiнiң аппараты» ММ № 183 қордың 125 iсi, «Амантай» ЖШС № 144 қордың 57 iсi, «Атбасар селолық халық депутаттарының Кеңесi» № 109 қордың 57 iсi; «Қазпошта» АҚ № 187 қордың 63 iсi; «Атбасар ауданаралық кинопрокат бөлiмi» № 185 қордың 24 iсi; «Атбасар ауданының киновидео қызмет көрсету бөлiмi» № 186 қордың 34 iсi; Атбасар кәмелеттiк жасқа толмаған балаларға арналған жетiмдер үйi «Надежда» ММ № 184 қордың 28 iсi.
ҰАҚ қалыптастыру. Құжаттарды толықтыру және олардың құңдылығының сараптамасы.
Ағымды жылы мемлекеттiк архивке ауданның 24 ұйымдары мен мекемелерiнен құжаттар қабылданған болатын. Аудан әкiмiмен бекiтiлген, архивке құжаттарды тапсыру кестесi бойынша 9 мекемелерден құжаттар қабылданды.
Мариновка және Полтавка селолық округiнiң тұрақты сақтау және жеке құрамы бойынша құжаттарына жасалған iстер тiзiмдемесi архивтер мен құжаттар басқармасының СТӘК бекiтiлуiне жiберiлдi.
Осы мекемелердiң құжаттары ауданның архивiне тапсыруға толықтай дайындалған.
Ағымды жылы мемлекеттiк архивке ауданның мекемелерi мен ұйымдарынан 1883 iс қабылданды. Мемлекеттiк сақтауға қабылданған барлық құжаттар ведомоствалық сақтау кезеңiнде құңдылығын сараптаудан өткiзiлдi. Мемлекеттiк архив және ведомствалық архивтердiң қызметкерлерiмен сақтау мерзiмi өтiп кеткен құжаттар өңделiп, реттелдi. Өңделiп және құңдылық сараптамасы арқылы өткiзiлген құжаттарға iстер тiзiмдемесi құрылды: «Атбасарлық АӨК аудком кәсiподағы» — 1987-1990 жылдардың жеке құрамы бойынша 59 iсi және тұрақты сақтаудың 16 iсi, «Сепе с. әкiмiнiң аппараты» ММ — 1994-2009 жылдардың жеке құрамы бойынша 39 iсi және тұрақты сақтаудың 106 iсi, «Атбасар ауданының жер қатынастары және ауылшаруашылық бөлiмi» ММ — 2010-2013 жылдардың жеке құрамы бойынша 19 iсi және тұрақты сақтаудың 25 iсi, «Атбасар ауданының аумақтық инспекциясы» ММ — 1950-1994 жылдардың жеке құрамы бойынша 111 iсi және тұрақты сақтаудың 60 iсi, «Мариновка ауданының кәсiподақ Кеңесi» — 1974-1976 жылдардың жеке құрамы бойынша 4 iсi; ГУ «Атбасар ауданы бойынша» ММ 2009-2010 жылдардың жеке құрамы бойынша 18 iсi және тұрақты сақтаудың 8 iсi; «Атбасар ауданының экономика және бюджеттiк жоспарлау бөлiмi» ММ — 2008-2010 жылдардың жеке құрамы бойынша 22 iсi және тұрақты сақтаудың 18 iсi; « Орталықтандырылған кiтапханалық жүйесi» ММ — 2005-2010 жылдардың жеке құрамы бойынша 50 iсi және тұрақты сақтаудың 16 iсi; «Атбасар ауданының аумақтық сайлау комиссиясы» — 2014-2016 жылдардың тұрақты сақтаудың 30 iсi; «Жеке нотариус Сулейменов Б.О.» — 2005-2010 жылдардың жеке құрамы бойынша 6 iсi және тұрақты сақтаудың 73 iсi; «Атбасар аумақтық туберкулезге қарсы диспансерi» — 1997-2010 жылдардың жеке құрамы бойынша 56 iсi және тұрақты сақтаудың 70 iсi; «Ленина атындағы колхоз» 1950-1996 жылдардың жеке құрамы бойынша 441 iсi және тұрақты сақтаудың 22 iсi; «Великий Путь» ӨК — 1997-1998 жылдардың жеке құрамы бойынша 9 iсi және тұрақты сақтаудың 2 iсi; «Борисовское» ЖШС — 1998 жылдың жеке құрамы бойынша 5 iсi; «Атбасар ауданының мәдениет және тiлдердi дамыту» ММ — 2005-2010 жылдардың жеке құрамы бойынша 39 iсi және тұрақты сақтаудың 23 iсi; «Шұңқыркөл селолық округi әкiмiнiң» КММ — 2006-2010 жылдардың жеке құрамы бойынша 30 iсi және тұрақты сақтаудың 93 iсi; «Амантай» ЖШС — жеке құрамы бойынша 57 iсi; Атбасар селолық Халық депуттарының Кеңесi — 1963-1997 жылдардың жеке құрамы бойынша 11 iсi және тұрақты сақтаудың 46 iсi; «Қазпошта» ААҚ Атбасар ауданының пошта байланысының желiсi — 1993-2010 жылдардың жеке құрамы бойынша 63 iсi; Атбасар ауданаралық кинопрокаты — 1956-1996 жылдардың жеке құрамы бойынша 24 iсi; Атбасар ауданының киновидеоқызметкөрсету бөлiмi — 1982-1997 жылдардың жеке құрамы бойынша 36 iсi; Атбарлық кәмелеттiк жасқа толмаған балаларға арналған жетiмдер үйi «Надежда»» ММ — жеке құрамы бойынша 10 iсi және тұрақты сақтаудың 18 iсi; «Покровка селолық округi әкiмiнiң аппараты» КММ — жеке құрамы бойынша 42 iсi және тұрақты сақтаудың 100 iсi;
Ағымды жылы барлығы тұрақты сақтаудың 771 iстерiнiң және жеке құрамы бойынша 1156 iстерiнiң iстер тiзiмдемесi архивтер мен құжаттамалар басқармасының СТӘК-мен келiсiлiп және бекiтiлдi.
2016 жылы ауданның мемлекеттiк архивiмен Шұңқыркөл, Макевка, Новосельский, Октябрь, Борисовка, Новоалександровка, Шуйский селолық округтерiнiң, сәулеттендiру және қала құрылысы бөлiмiнiң, Атбасар ауданының ТКШ бөлiмiнiң, iшкi саясат бөлiмiнiң, Атбасар ауданы әкiмiнiң аппаратының, Атбасар ауданының туберкулезге қарсы диспансерiнiң, Атбасар ауданы бойынша мемлекеттiк кiрiстер басқармасының, Атбасар ауданының Орталықтандырылған кiтапханалық жүйесiнiң iс номенклатуралары келiсiлдi.
Ведомствалық архивтердiң және құжаттамалар қызметiнiң ҰАҚ құжаттарының орталықтандырылған мемлекеттiк есебi туралы сұрақтары бойынша, iс номенклатурасын құру бойынша ауданның мекемелерi мен ұйымдарының басшылары және бас мамандарымен 3 семинар-жиналыс, «Архивтiк анықтамаларды беру» мемлекеттiк қызметтi көрсету бойынша ХҚКО жұмысшыларымен 1 жиналыс өткiзiлдi.
Ағымды жылы мемлекеттiк архивтiң 46 толықтыру дереккөздерi-ұйымдарындағы ведомствалық архивтердi төлқұжаттау бойынша үлкен жұмыс атқарылды.
Сараптау комиссиясы жайлы ереже, сондай ақ ауданның сегiз мекемесiнiң ведомствалық архивтерiнде де келiсiлдi.
Құжаттарды пайдалану және жариялау.
Ағымды жылы Атбасар ауданының мемлекеттiк архивiне әлеуметтiк-құқықтық сипаттағы 857 сауалдар келiп түстi, оның iшiнде электронды үкiмет порталы арқылы 364 сауалдар, мемлекеттiк корпорация (ХҚКО) арқылы 11 сауалдар келiп түстi.
Сауалдардың көбiсi еңбек өтiлiне, еңбек ақыға, оқуға, тұрған жерiне, нотариалдық iс-әрекетке және т.б. қатысты.
Архив қызметкерлерi Т.И.Шемургалкина, Г.Т.Қалиева, Р.И.Платонова архив жұмысы туралы, ҰАҚ құжаттарын құжаттандыру және сақтау сұрақтары бойынша мақалалар дайындады және мақалалар «Атбасар» және «Простор» газеттерiнде жарияланды. Бухгалтер Л.И.Попрыжко ХҚКО және электронды үкiмет порталы арқылы «Архивтiк анықтамаларды беру» мемлекеттiк қызметтi көрсету бойынша 1 мақала дайындады.
Архивтiң қызметкерлерi айтулы күндерге арналған барлық мерекелерге белсендi қатысып отырды.
Архивте 3 көрмелер ұйымдастырылды, Мариновка ОМ оқушыларымен экскурсия-сабақ өткiзiлдi.
Өткiзiлген шаралар мен көрмелер туралы бiздiң сайттың беттерiнен оқуға болады.
Сайтты толтыруға арналған құжаттарға архив жұмысшылары өз уақыттарын бөле бiлдi.
Архивтiң материалдық-техникалық базасын нығайту бойынша 2016 жылы ғимараттың қасбетiн жөндеу жұмыстары жүргiзiлдi, 10 стеллаждар алынды, архивтiң фойесiне косметикалық жөндеу жүргiзiлдi.
Орындалған жоспарлардың және берiлген сауалдардың негiзгi көрсеткiштерi қоса тiркелдi.
Архив директоры А.Ахметов.
25.12.2016
