Управление архивов и документации
Акмолинской области
ул. Баймуканова, 23
г. Кокшетау, 020000
Пояснительная записка
к отчету о выполнении основных направлений плана работы
КГУ «Государственный архив Атбасарского района»
за 2016 год
В 2016 году коллектив архива проводил работу по дальнейшему комплектованию архива новыми фондами, улучшению учета документов, их сохранности как в госархиве так и в ведомственных архивах организаций — источников комплектования, укреплению материально-технической базы архива, удовлетворению запросов юридических и физических лиц по социально-правовым и другим вопросам.
Обеспечение и государственный учет документов.
В 2016 году в целях обеспечения сохранности документов, сотрудниками архива проведены работы по рестоврации документов фонда № 6 Мариновское РО Казсельхозтехника (Ремонтная база) Платоновой Р.И.
В ходе работы с документами на их наличие и состояние была проведена выверка комплекта учетных документов; рестоврации подверглись 137 дел. Данные дела подверглись экспертизе ценности и были перешиты, в ходе чего было сформировано 127 дел.
В результате проверки наличия и состояния дел фонда № 6 «Мариновская резервная база областного агропромышленного комитета» выявлено, что в опись 1-л дел по личному составу включены дела постоянного хранения (№№ 7,11,22,31,38,46,53,59,67,72,80,84,91); дела с истекшим сроком хранения ( №№ 13,21,32,33,39,40,47,48,54,55,60,61,62,65,68,75,87,89,92,93,105). Имеются дела сшитые за несколько лет и внесенные в опись по первому году, а отметка в графе «Примечание» в последующие годы отсутствует. Не правильно составлены заголовки дел, нарушен порядок составления описи дел, отсутствует необходимый минимум научно-справочного аппарата к описи. Названные недостатки затрудняли пользование описью, поиск необходимой информации, в частности при исполнении запросов социально-правового характера. В ходе розыска обнаружены дополнительно 30 дел постоянного хранения. В связи с вышеизложенным возникла необходимость переработки описи.
На обраблотанные документы составлены опись № 1 дел постоянного хранения за 1974-1989 годы в количестве 44 (сорока четырех) дел с № 1 по № 44 и опись № 1-л дел по личному составу за 1974-1989 годы в количестве 83 (восемьдесят трех) дел.
Данные описи отправлены на ЭПМК Управления архивов и документации.
По итогам проверки наличия и состояния архивных документов заполнены листы проверок и составлен акт проверки документов.
Всего подверглись улучшению физического состояния 265 дел, реставрировано 545 листов, восстановлены затухающие тексты на 45 листах, вклеено 104 листов-заверителя дел.
Документы принятые в 2016 году на хранение в архив и утвержденные ЭПМК управления в количестве 1739 дел закортонированы , в том числе 145 дел фонда № 172 ГУ «Аппарат акима села Сепе»; 75 дел фонда № 173 «Атбасарский райком профсоюзов АПК; 43 дел фонда № 174 ГУ «Отдел сельского хозяйства и земельных отношений»; 171 дело фонда № 175 ГУ «Атбасарская РТИ КГИ АК МСХ РК»; 4 дела фонда № 176 «Мариновский районный Совет профсоюзов»; 5 дел фонда № 177 «Атбасарский районный Совет профсоюзов»; 26 дел фонда № 167 ГУ «Управления госдоходов по Атбасарскому району»; 50 дел фонда № 154 ГУ «Отдел экономики и бюджетного планирования»; 66 дел фонда № 178 ГУ «Централизованная библиотечная система»; 30 дел фонда № 168 «Атбасарская территориальная избирательная комиссия»; 79 дел фонда № 179 «Частный нотариус Сулейменов Б.О.»; 133 дела фонда № 146 «Атбасарский региональный противотуберкулезный диспансер»; 441 дело фонда № 180 «колхоз им.Ленина»; 11 дел фонда № 181 «ПК Великий Путь»; 5 дел фонда № 182 «ТОО Борисоское»; 6 дел фонда № 50 ГУ «Отдел образования Атбасарского района»; 62 дела фонда № 14 ГУ «Отдел культуры и развития языков»; 125 дел фонда № 183 ГУ «Аппарат акима Шункыркольского сельского округа»; 57 дел фонда № 144 ТОО «Амантай»; 57 дел фонда № 109 «Атбасарский сельский Совет народных депутатов»; 63 дел фонда № 187 АО «Казпочта»; 24 дел фонда № 185 «Атбасарское межрайонное отделение кинопроката»; 34 дел фонда № 186 «Атбасарский районный отдел киновидеообслуживания»; 28 дел фонда № 184 ГУ «Атбасарский приют для несовершенолетних детей «Надежда»».
Формирование НАФ. Комплектование и экспертиза ценности документов.
За текущий год госархивом были приняты документы от 24 организаций и учреждений района. По графику сдачи документов в госархив, утвержденного акимом района приняты документы от 9 учреждений.
Описи дел составленные на документы по личному составу и постоянного хранения Мариновского и Полтавского сельских округов направлены на утверждение ЭПМК управления архивов и документации.
Документы данных учреждений полностью подготовлены к сдаче в архив района.
За текущий год госархивом были приняты от учреждений и организаций района 1883 дел. Все документы принятые на госхранение были подвергнуты экспертизе ценности в период ведомственного хранения. Сотрудниками госархива и ведомственных архивов были обработаны и упорядочены документы с истекшими сроками хранения. На обработанные и проведенные через экспертизу ценности документы были составлены описи дел: «Атбасарский райком профсоюзов АПК» 16 дел постоянного хранения и 59 дел по личному составу за 1987-1990 годы, ГУ «Аппарат акима с.Сепе»-106 дел постоянного хранения и 39 дел по личному составу за 1994-2009 годы; ГУ «Отдел сельского хозяйства и земельных отношений Атбасарского района» на 25 дел постоянного хранения и 19 дел по личному составу за 2010-2013 годы; ГУ «Атбасарская районная территориальная инспекция КГИ АК МСХ РК»- 60 дел постоянного хранения и 111 дел по личному составу за 1950-1994 годы; «Мариновский районный совет профсоюзов»- 4 дела по личному составу за 1974-1976 годы; ГУ «Налоговое управление по Атбасарскому району» — 8 дел постоянного хранения и 18 дел по личному составу за 2009-2010 годы; ГУ «Отдел экономики и бюджетного планирования Атбасарского района» — 18 дел постоянного хранения и 22 дела по личному составу за 2008-2010 годы; ГУ «Централизованная библиотечная система» — 16 дел постоянного хранения и 50 дел по личному составу за 2005-2010 годы; «Атбасарская районная территориальная избирательная комиссия» — 30 дел постоянного хранения за 2014,2016 годы; «Частный нотариус Сулейменов Б.О.» — 73 дела постоянного хранения и 6 дел по личному составу за 2012-2016 годы; «Атбасарский региональный противотуберкулезный диспансер»- 70 дел постоянного хранения и 56 дел по личному составу за 1997-2010 годы; «колхоз им.Ленина»-22 дела постоянного хранения и 441 дело по личному составу за 1950-1996 годы; ПК «Великий Путь»- 2 дела постоянного хранения и 9 дел по личному составу за 1997-1998 годы; ТОО «Борисовское» — 5 дел по личному составу за 1998 год; ГУ «Отдел культуры и развития языков Атбасарского района» — 23 дела постоянного хранения и 39 дел по личному составу за 2005-2010 годы; КГУ «Аппарат акима Шункыркольского сельского округа» -93 дела постоянного хранения и 30 дел по личному составу за 2006-2010 годы; ТОО «Амантай»- 57 дел по личному составу; Атбасарский сельский Совет народных депутатов-11 дел по личному составу и 46 дел постоянного хранения за 1963-1997 годы; Атбасарский районный узел почтовой связи ОАО «Казпочта»-63 дела по личному составу за 1993-2010 годы; «Атбасарское межрайонное отделение кинопроката-24 дел по личному составу за 1956-1996 годы; Атбасарского районного отдела киновидеообслуживания — 36 дел по личному составу за 1982-1997 годы; ГУ «Атбасарский приют для несовершенолетних детей «Надежда»»- 10 дел по личному составу и 18 дел постоянного хранения; КГУ «Аппарат акима Покровского сельского округа» — 100 дел постоянного хранения и 42 дела по личному составу.
Всего за текущий год утверждены и согласованы ЭПМК управления архивов и документации описи дел на 771 дел постоянного хранения и 1156 дел по личному составу.
За 2016 год госархивом района согласованы номенклатуры дел Шункыркольского, Макевского, Новосельского, Октябрьского,Борисовского, Новоалександровского, Шуйского сельских округов, отдела архитектуры и градостроительства, отдела ЖКХ Атбасарского района, отдела внутренней политики, аппарата акима Атбасарского сельского округа, Атбасарского регионального противотуберкулезного диспансера, управления государственных доходов по Атбасарскому району, централизованной библиотечной системы атбасарского района.
Проведено 3 семинар-совещания с руководителями и главными специалистами учреждений и организаций района по вопросам централизованного госучета документов НАФ ведомственных архивов и документационной службе, по составлению номенклатуры дел и одно совещание по оказанию государственной услуги «Выдача архивной справки» с работниками ЦОНа.
В текущем году провели большую работу по паспортизации ведомственных архивов в 46 организациях- источников комплектования госархива.
Согласовали положение об экспертной комиссии и ведомственном архиве у восьми учреждениях района.
Использование и публикация документов.
За текущий период в государственный архив Атбасарского района поступило 857 запросов социально-правового характера, в том числе через портал электронного правительства поступило 364 запросов, через государственную корпорацию (ЦОН)-11 запросов.
Большинство запросов касаются трудового стажа,заработной платы,учебы,проживания, нотариальных действий и др.
Сотрудниками архива Шемургалкиной Т.И., Калиевой Г.Т., Платоновой Р.И. были подготовлены статьи о работе архива и по вопросам документирования и сохранности документов НАФ, которые были опубликованы на страницах газеты «Атбасар» и «Простор». Бухгалтером Попрыжко Л.И. была подготовлена 1 статья по оказанию государственной услуги «Выдача архивной справки» через ЦОН и портал электронного правительства.
Сотрудники архива принимали активное участие во всех праздничных мероприятиях посвященных знаменательным датам.
В архиве были организованы 3 выставки, проведен урок-экскурсия с учащимися Мариновской СШ.
Информации о проведенных мероприятиях и выставках можно прочитать на страницах нашего сайта.
Не мало времени работниками архива было уделено на подготовку подборок и документов для пополнения сайта.
По уреплению материально-технической базы архива в 2016 году проведен текущий ремонт фасада здания, приобретено 10 стеллажей, проведен косметический ремонт фойе архива.
Основные показатели выполнения плана и исполнения запросов прилагаются.
Директор архива А.Ахметов.
25.12.2016
