В Государственном архиве Атбасарского района 13 апреля 2017 года состоялся семинар-совещание с руководителями и специалистами сельских округов района. Из 15 сельских округов в семинаре приняли участие специалисты 11 округов в количестве 21 человек. Всеми присутствующими был внимательно заслушан доклад директора архива Ахметова А.Б. на тему «Об обеспечении сохранности и учета документов в ведомственных архивах, их обработке и передаче на государственное хранение». В докладе директор архива отметил аппараты акимов тех сельских округов, кто добросовестно отнесся к подготовке и сдаче документов на госхранение. Это Шункыркольский, Покровский, Бастауский, Мариновский сельские округа, которые сдали документы по 2010 год включительно. В этих организациях и потери документов за 1994-2000 годы минимальные, так как ведомственный учет архивных документов в организации ведется согласно «Правил приема, хранения, учета и использования документов НАФ и других архивных документов ведомственными и частными архивами».

В ходе семинара были заслушаны специалисты тех округов, кто из года в год не находят времени и сил, чтобы подготовить документы к сдаче на госхранение, а таких немало. На сегодняшний день округам необходимо сдать документы постоянного хранения по 2011 год, а у некоторых документы не сданы с 1994 года. А это соответственно ведет к утере или незаконному уничтожению документов, что влечет за собой административную ответственность руководителей учреждений — в размере 10, 20 или 40 МРП в зависимости от статуса объекта.

Аким Шункыркольского сельского округа Валитова С.А. в своем небольшом выступлении обратилась к участникам семинара с предложением вести должный учет архивных документов, по окончании года своевременно подшивать и согласно номенклатуры, сдавать документы специалисту округа, ответственному за ведомственное хранение документов организации. В округах необходимо изыскать помещения под ведомственное хранение документов, во избежание их дальнейшей утери или порчи.

В ходе семинара также выступили аким сельского округа села Бастау Исманов К.Т., специалисты госархива.

В заключительной части по обсуждению доклада директора архива было принято решение о том, чтобы ежеквартально аппараты акимов сельских округов представляли информацию руководителю аппарата акима Атбасарского района и директору госархива Атбасарского района о ходе подготовки документов по сдаче на госхранение.

В продолжение семинара архивистами были проведены практические занятия со специалистами округов по подготовке научно-справочного аппарата (составление описей, актов на уничтожение, исторической справки), формировании, подшивке дел, оформлению обложек.

В заключение семинара директор госархива А. Ахметов провел с гостями ознакомительную экскурсию по зданию архива, рассказал его историю, ознакомил с составом документов, находящихся на госхранении.

Участники семинара положительно высказались о проведенном семинаре и выразили пожелание, чтобы подобные мероприятии проводились регулярно.

Архивист                                       Т. Шемургалкина