2017 жылы Атбасар ауданының мемлекеттiк архивiнде өткен жылдың жұмыс жоспарында белгiленген, архив ұжымы алдына қойылған тапсырмаларды орындау бойынша жұмыстар жүргiзiлдi. Негiзiнде архивтi жаңа қорлармен одан әрi толықтыру, құжаттардың есебiн жақсарту, олар мемлекеттiк архивте қалай сақталса толықтыру көздерi-ұйымдардың ведомоствалық архивтерiнде солай сақталуы, архивтiң материалдық-техникалық базасын нығайту, әлеуметтiк –құқықтық және басқа да сұрақтар бойынша заңды және жеке тұлғалардың сауалдарын қанағаттандыру бойынша жұмыстар жүргiзiлдi.
Құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету және мемлекеттiк есебi.
2017 жылы құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету мақсатында, архивтiң қызметкерлерiмен 567 iстер санындағы құжаттарды жаңғырту бойынша жұмыстар жүргiзiлдi, оның iшiнде 49 iс қайта қалпына келтiрiлдi және 519 iс тiгiлдi. Бұлар (487 iс) «Атбасар ауданының бiлiм бөлiмi» № 50, (5 iс) «Родина» колхозы № 23, (11 iс) «Атбасарский ГПЗ» № 45, (1 iс) «Атбасарский РУПС» № 187, (22 iс) «Мариновская ПМК-9» № 63, (2 iс) «Атбасар ауданының ауруханасы» № 59, (2 iс) «Адыр элеваторы» № 3, (5 iс) «Новая жизнь» колхозы № 79, (2 iс) Покровка селолық Кеңесi № 77, (27) «Красная Маяк» совхозы № 119, (2 iс) «Красная Заря» колхозы № 97 және басқа да қорлардың құжаттары.
42 парақтың өшiп бара жатқан мәтiндерi қалыпқа келтiрiлдi. Бұлар 26 парақ-«Красная Заря» колхозы № 97, 2 парақ «Южный» совхозы № 137, 2 парақ-«Атбасарский ГПЗ» совхозы № 45, 4 парақ-«Новая Жизнь» колхозы № 79, 6 парақ-Адыр элеваторы № 3 қорлардың құжаттары. 134 парақ қайта қалпына келтiрiлдi. 2020 iс қорапқа салынды, оның iшiнде «Покровка селолық округi әкiмiнiң аппараты» № 143 қордың 142 iсi, «Мариновка селолық округi әкiмiнiң аппараты» № 87 қордың 202 iсi, «Сепе» АҚ № 123 қордың 53 iсi, «Мариновка резервтiк базасы» № 6 қордың 44 iсi, «Мариновка ауданаралық туберкулезге қарсы диспансерi» № 188 қордың 84 iсi; «Атбасар ауданының туберкулезге қарсы диспансерi» № 146 қордың 98 iсi; «Новоалександровка селолық округi әкiмiнiң аппараты» № 190 қордың 199 iсi, Атбасар ауданының прокуратурасы № 189 қордың 211 iсi, К.К.Шахановтың жеке шығу тегi № 192 қордың 28 iсi, Атбасар ауданының соты № 191 қордың 70 iсi, «Атбасар ауданының сәулет және қала құрылысы бөлiмi» № 193 қордың 99 iсi, «Балалар музыкалық мектебi» № 171 қордың 78 iсi, Атбасар ауданының сайлау комиссиясы № 168 қордың 8 iсi, «Мариновкалық санитарлы-эпидемиологиялық станциясы» № 194 қордың 11 iсi, «Мариновская МПМК-9» № 63 қордың 27 iсi, «Есенгелдi селосы әкiмiнiң аппараты» ММ № 121 қордың 99 iсi, «Сепе селосы әкiмiнiң аппараты» ММ № 172 қордың 46 iсi, «Ақан Құрманов селолық округi әкiмiнiң аппараты» ММ № 98 қордың 214 iсi, «Ярославка селолық округi әкiмiнiң аппараты» ММ № 195 қордың 64 iсi, «Атбасар ауданының қаржы бөлiмi» ММ № 46 қордың 304 iсi. «Южный» № 137 қордың 125 iсi қайта қорапқа салынды.
Атбасар селолық Кеңесi № 109 қордың (№ 1 тiзiмдемесi) 217 iс және Мариновкалық АҚБ № 5 қордың (1-қ тiзiмдемесi) 161 iс құжаттарының саны мен жағдайы тексерiлдi.
Архивтiк құжаттардың саны мен жағдайын тексеру қорытындысы бойынша құжаттардың тексеру парағы толтырылып және тексеру актiсi жасалды.
Саны мен жағдайы бойынша құжаттармен жұмыс барысында № 5 қордың есептегi құжаттары жинағына салыстыру өткiзiлдi.
ҰАҚ қалыптастыру. Құжаттарды толықтыру және олардың құңдылығының сараптамасы.
Ағымды жылы мемлекеттiк архивке ауданның 18 ұйымдары мен мекемелерiнен құжаттар қабылданған болатын. Аудан әкiмiмен бекiтiлген, архивке құжаттарды тапсыру кестесi бойынша 7 ұйымдардан құжаттар қабылданды.
Атбасарлық СЭС құжаттарының тұрақты сақтаудағы 1968-2003 жылдардағы 209 iсiне және жеке құрамы бойынша 1945-2003 жылдардағы 75 iсiне iс тiзiмдемесi жасалып, архивтер мен құжаттар басқармасының СТӘК бекiтiлуiне жiберiлдi.
Аталған құжаттарға құңдылық сараптамасын жүргiзуге және ғылыми-анықтамалық аппаратты құруға архив қызметкерлерi бiр жылдан астам уақыт жiбердi, себебi Атбасарлық СЭС 2003 жылы таратылып, аталған мекеменiң құжаттары СЭС базасында құрылған әр түрлi ұйымдарда болып келдi.
Ағымды жылы мемлекеттiк архивке ауданның мекемелерi мен ұйымдарынан 2071 iс қабылданды. Мемлекеттiк сақтауға қабылданған барлық құжаттар ведомоствалық сақтау кезеңiнде құңдылығын сараптаудан өткiзiлдi.
Мемлекеттiк архивтiң қызметкерлерi ведомствалық архивтерге-ауданның мекемелерi мен ұйымдарына барып мерзiмi өтiп кеткен құжаттарды өңдеп және реттеу кезiнде кеңестiк және практикалық көмек көрсеттi. Сондай-ақ мекемелер мен ұйымдардың құжаттарды жүргiзуге жауапты мамандары да мемлекеттiк архивте өткiзiлетiн мемлекеттiк сақтауға құжаттарды дайындау бойынша жеке семинарға келдi. Өңделiп және құңдылық сараптамасы арқылы өткiзiлген құжаттарға iстер тiзiмдемесi мен өзiнiң маңыздылығын жоғалтқан құжаттарды жою актiсi құрылды:
«Мариновка ауданаралық туберкулезге қарсы диспансерi» МКҚК-ның 2011-2016 жылдардағы тұрақты сақтаудың 34 iсiне және жеке құрам бойынша 50 iсiне; «Атбасар ауданының туберкулезге қарсы диспансерi» МКҚК-ның 2011-2016 жылдардағы тұрақты сақтаудың 39 iсiне және жеке құрам бойынша 59 iсiне; «Мариновка селолық округi әкiмiнiң аппараты» ММ-нiң 2002-2010 жылдардағы тұрақты сақтаудың 161 iсiне және жеке құрам бойынша 41 iсiне; «Сепе» АҚ-ның 1999-2009 жылдардағы жеке құрам бойынша 47 iсiне; «Бастау селолық округi әкiмiнiң аппараты» КММ-нiң 1994-2010 жылдардағы тұрақты сақтаудың 161 iсiне және жеке құрам бойынша 38 iсiне; «Атбасар ауданының бiлiм бөлiмiнiң жанындағы балалар музыкалық мектебi» МКҚК-ның 2006-2011 жылдардағы тұрақты сақтаудың 45 iсiне және жеке құрам бойынша 33 iсiне; Атбасар ауданының прокуратурасының 1989-2011 жылдардағы тұрақты сақтаудың 211 iсiне; «Атбасар ауданының сәулет және қала құрылысы бөлiмi» ММ-нiң 2006-2010 жылдардағы тұрақты сақтаудың 74 iсiне және жеке құрам бойынша 25 iсiне; К.К.Шахановтың жеке шығу тегi құжаттарының 1938-2016 жылдардағы тұрақты сақтаудың 28 iсiне; Атбасар ауданының сотының 2004-2010 жылдардағы тұрақты сақтаудың 52 iсiне, сондай-ақ облыстың сотынан мемлекеттiк архивке берiлген 1983-2003 жылдардағы 18 iсiне; Атбасар ауданының сайлау комиссиясының 2017 жылдағы 8 iсiне; Мариновкалық санитарлы-эпидемиологиялық станциясы (СЭС) 1974-1988 жеке құрам бойынша 11 iсiне; Мариновская МПМК-9 1992-2001 жылдардағы жеке құрам бойынша 27 iсiне; «Есенгелдi селосы әкiмiнiң аппараты» ММ-нiң 2006-2011 жылдардағы тұрақты сақтаудың 73 iсiне және 2008-2011 жылдардағы жеке құрам бойынша 26 iсiне; «Сепе селосы әкiмiнiң аппараты» ММ-нiң 2006-2011 жылдардағы тұрақты сақтаудың 32 iсiне және 2010-2011 жылдардағы жеке құрам бойынша 16 iсiне; «Октябрь селолық округi әкiмiнiң аппараты» ММ-нiң 2006-2011 жылдардағы тұрақты сақтаудың 186 iсiне және 2004-2010 жылдардағы жеке құрам бойынша 28 iсiне; Ярославка селолық округi әкiмiнiң аппараты» ММ-нiң 1996-2010 жылдардағы тұрақты сақтаудың 209 iсiне және 1996-2010 жылдардағы жеке құрам бойынша 31 iсiне; «Атбасар ауданының қаржы бөлiмi» ММ-нiң 1996-2010 жылдардағы тұрақты сақтаудың 152 iсiне және 1945-2010 жылдардағы жеке құрам бойынша 152 iсiне;
Ағымды жылда барлығы тұрақты сақтаудың 1455 iсi, жеке шығу тегiнiң 28 iсi және жеке құрамы бойынша 588 iсiнiң iстер тiзiмдемесi архивтер мен құжаттамалар басқармасының СТӘК-мен келiсiлiп және бекiтiлдi.
Архив қызметкерлерi «Атбасарский ГПЗ» № 45 қордың жеке құрам бойынша iстерiнiң тiзiмдемесiн жетiлдiрдi. Аталған тiзiмдеме басқарманың СТӘК-мен бекiтiлдi.
Атбасар ауданының мемлекеттiк архивi ауданның мекемелерi мен ұйымдарына iс номенклатурасын жетiлдiруге және құруға практикалық көмек көрсеттi. Ағымды кезеңде Атбасар ауданының әкiмi аппаратының, Тельман, Шұңқыркөл, Борисовка , Егiндiкөл, Полтавка, Мариновка, Макеевка, Сергеевка және Бастау селосы селолық округтерi әкiмдерi аппараттарының, «ҚР АШМ АӨК МИК Атбасар ауданының аумақтық инспекциясы» ММ, «Атбасар ауданының мәслихатының аппараты» ММ, «Атбасар ауданының тұрғын үй-коммуналдық щаруашылығы, жолаушылары көлiгi, автокөлiк жолдары және тұрғын үй инспекциясының бөлiмi» ММ, «Орталық кiтапханалық жүйесi» ММ, «Тiлдердi дамыту және мәдениет бөлiмi» ММ, «Атбасар ауданының сәулет және құрылыс бөлiмi» ММ, «Атбасар ауданының құрылыс бөлiмi» ММ, «Жұмыспен қамту және әлеуметтiк бағдарлама бөлiмi» ММ және басқа да мекемелер мен ұйымдардың iс номенклатурасы және ведомствалық архив пен сараптау комиссиясы туралы ережелерi келiсiлдi.
Құжаттамалық қызмет бойынша селолық округтердiң және мекемелердiң мамандарымен 12 шағын және жеке семинар-жиналыс, оның iшiнде 3-уi аудан ұйымдарының басшыларымен өткiзiлдi.
Сондай-ақ «Архивтiк анықтамаларды беру» мемлекеттiк қызметтi көрсету бойынша ХҚКО қызметкерлерiмен бiр жиналыс және мемлекеттiк қызмет бойынша ведомствалармен үш жиналыс өттi.
7 маусымда ХҚКО ғимаратында «Архивтiк анықтамаларды беру» мемлекеттiк қызметтi көрсету бойынша Атбасар ауданының мемлекеттiк архивi Халықаралық архивтер күнiне арналған ««Атбасар ауданының мемлекеттiк архивi кеңес бередi» акциясын өткiздi.
Аудан мекемелерiнде құжат жұмыстарын жүргiзумен айналысатын мамандарға, сондай-ақ селолық округ әкiмдерiне арналған шағын семинар-жиналысты архив ғимаратында өткiзу кезiнде мемлекеттiк сақтаудағы құжаттармен таныстыру бойынша экскурсия ұйымдастырылды.
16, 18 тамызда архив қызметкерлерi «Архивтiк анықтамаларды беру» мемлекеттiк қызметтi көрсету және мемлекеттiк сақтауға құжаттарды өткiзуге дайындау сұрақтары бойынша Бастау с. және Тельман с. селолық округтерiне барып акция өткiздi. Кездесу барысында селолық округтiң мамандарына және тұрғындарына, әсiресе зейнетке шығуға жастары келiп тұрғандарға кеңес берiлдi. Әсiресе «Архивтiк анықтамаларды беру» мемлекеттiк қызметтi алушыларға өтiнiштi веб-портал «Электрондық үкiмет» www.egov.kz, «Азаматтарға арналған үкiмет» мемлекеттiк корпорация» коммерциялық емес акционерлiк қоғам арқылы жасау қажеттiгiн түсiндiрдi, бұл дегенiмiз өтiнiштi қарастыру мерзiмiн қысқартады және жол шығынын кетiрмейдi. Селолық округтарға село тұрғындарына тарату үшiн «Архивтiк анықтамаларды қалай алуға болады» жадынама-парақтар қалдырылды.
Архивте атаулы күндерге арналған 4 көрме ұйымдастырылды. Наурыз мейрамын тойлауға қазақтың ұлттық тұрмыстық бұйымдары мен киiмдерi көрмесi дайындалды. Сондай-ақ Қазақстан Республикасының Мемлекеттiк рәмiздерi күнiне, ҚР Тұңғыш Президентi күнiне, ҚР Тәуелсiздiк күнiне орай көрмелер ұйымдастырылды.
2017 жылғы желтоқсанда Атбасар ауданының мемлекеттiк архивi 2017 жылдағы Жаңа Үлгiлiк тiзiмдермен келiсiлгендей 2018 жылына iс номенклатурасын жасау бойынша аудан ұйымдарының жетекшiлерiнiң атына хат жолдады.
Құжаттарды пайдалану және жариялау.
2017 жылында Атбасар ауданының мемлекеттiк архивiне заңды және жеке тұлғалардан әлеуметтiк-құқықтық сипаттағы 970 сауал, сонымен бiрге жақын шет елдерден 283 сауал келiп түстi. Оң жауаппен 736 сауал орындалды. Электронды үкiмет порталы және ХҚКО арқылы 545 сауал, бұл 56,2% құрайды, мемлекеттiк корпорация (ХҚКО) арқылы 2 сауал келiп түстi.
Сауалдар көбiне еңбек өтiлiне, еңбек ақыға, оқуға, тұрған жерiне, жер учаскiлерiн беру туралы шешiмдер, нотариалдық iс-әрекетке және т.б. қатысты.
Архив қызметкерлерi Қалиева Г.Т., Платонова Р.И. және Шемургалкина Т.И. дайындаған құжаттамалар және ҰАҚ құжаттарын сақтау сұрақтары бойынша 3 мақала «Простор» және «Атбасар» газеттерiнiң беттерiнде жарияланды.
Сондай-ақ бухгалтер Попрыжко Л.И. дайындаған «Ахивтiк анықтаманы беру» мемлекеттiк қызметтi көрсету бойынша және электрондық үкiмет порталы және ХҚКО арқылы мемлекеттiк қызметтi алу артықшылығы туралы 2 мақаласы «Простор» аудандық газет бетiнде жарияланды.
Өткiзген шаралар туралы ақпаратты ай сайын жаңарып және толығып отыратын бiздiң сайтымыздың беттерiнен оқуға болады.
Материалдық-техникалық базаны нығайту бойынша 2017 жылы компьютер және құжаттарды тiгуге арналған станок алынды.
Мүмкiндiгi шектеулi тұлғаларға арналған пандус орнатылды, архив ғимаратының айналасына төсенiштер жөндеуi жүргiзiлдi.
Тоқсан сайын архив қоймандарында және архив ғимаратының қосалқы жайларына «Марденов К.А.» ЖК жәндiктер мен кемiргiштерге қарсы дезинфекция және дезинсикациялық даулау өткiзiледi.
Орындалған сауалдар мен жоспардың негiзгi көрсеткiштерi қоса тiркелдi.
Архив директоры А. Ахметов
