Құжаттардың сақтауын қамтамасыз ету және мемлекеттiк есебi.
2017 жылдың 9 айында Атбасар ауданының мемлекеттiк архивiнде 438 iстiң табиғи жағдайын жақсарту бойынша жұмыстары жүргiзiлдi. Iстердiң табиғи жағдайларын жақсартуға «Атбасар ауданының бiлiм бөлiмi» (360 iс) № 50, «Родина» колхозы (5 iс) № 23, «Атбасарский ГПЗ» совхозы (11 iс) № 45, «Атбасарлық АПБЖ» (1 iс) № 187, «Мариновская ПМК-9» (18 iс) № 63, «Атбасар ауданының ауруханасы» (2 iс) № 59, «Адыр элеваторы» (1 iс) № 3, «Новая Жизнь» колхозы (5 iс) № 79, «Покровка селолық Кеңесi» (2 iс) № 77, «Красный Маяк» совхозы (1 iс) № 119 және басқа да қорлардың құжаттары тартылды.
35 парақтың өшiп бара жатқан мәтiндерi қалпына келтiрiлдi. Ондағы 22 парақ — «Красная Заря» колхозы № 97, 6 парақ — «Адыр элеваторы» № 3, 2 парақ — «Южный» совхозы № 137, 2 парақ — «Атбасарский ГПЗ» № 45, 4 парақ — «Новая жизнь» № 79 қорлардың құжаттары. 101 парақ қайта қалпына келтiрiлдi.
1256 iс қорапқа салынды, оның iшiнде «Покровка селолық округi әкiмiнiң аппараты» № 143 қордың 142 iсi, «Мариновка селолық округi әкiмiнiң аппараты» № 87 қордың 202 iсi, «Сепе» АҚ № 123 қордың 53 iсi, «Мариновкалық резервтiк базасы» № 6 қордың 44 iсi, «Мариновкалық ауданаралық туберкулезге қарсы ауруханасы» № 188 қордың 84 iсi, «Атбасарлық ауданаралық туберкулезге қарсы ауруханасы» № 146 қордың 98 iсi, «Новоалександровка селолық округi әкiмiнiң аппараты» ММ № 190 қордың 199 iсi, Атбасар ауданының прокуратурасы № 189 қордың 211 iсi, К.К.Шахановтың жеке қоры № 192 қордың 28 iсi, Атбасар аудандық соты № 191 қордың 18 iсi, «Атбасар ауданының сәулеттендiру және қала құрылысы» ММ № 193 қордың 99 iсi, «Балалар музыкалық мектебi» № 171 қордың 72 iсi.
217 iс — (Атбасар селолық Кеңесi) № 109 қордың № 1 тiзбе құжаттарының саны мен жағдайы тексерiлдi.
ҰАҚ қалыптастыру. Құжаттарды толықтыру және олардың құңдылығының сараптамасы.
Ағымды жылдың тоғыз айында архивке ауданның мекемелерi мен ұйымдарынан 1116 iс, оның iшiнде үнемi сақтаудағы 823 iс және жеке құрам бойынша 293 iс қабылданды. Барлық мемлекеттiк сақтауға қабылданған құжаттар ведомствалық сақтау кезеңiнде құңдылық сараптамасынан өткiзiлген.
Архив қызметкерлерi ведомствалық архивтердiң жұмысшыларына сақтау мерзiмi өткен құжаттарды реттеу мен өңдеу кезiнде практикалық көмек және кеңестер көрсеттi.
Өңделiп және құңдылық сараптама арқылы өткiзiлген құжаттардың iс тiзбесi мен өзiнiң практикалық маңыздылығын жоғалтқан құжаттарды жою актiсi құрылды:
«Мариновкалық ауданаралық туберкулезге қарсы ауруханасы» 2011-2016 жылдардың тұрақты сақтаудың 34 iсi және жеке құрамы бойынша 50 iсiне, «Атбасарлық ауданаралық туберкулезге қарсы ауруханасы» 2011-2016 жылдардың тұрақты сақтаудың 39 iсi және жеке құрамы бойынша 59 iсiне, «Мариновка селолық округi әкiмiнiң аппараты» ММ 2002-2010 жылдардың тұрақты сақтаудың 161 iсi және жеке құрамы бойынша 41 iсiне, «Сепе» АҚ 1999-2009 жылдардың жеке құрамы бойынша 47 iсiне, «Бастау селолық округi әкiмiнiң аппараты» КММ 1994-2010 жылдардың тұрақты сақтаудың 161 iсi және жеке құрамы бойынша 38 iсiне, «Атбасар ауданының балалар музыкалық мектебi» 2006-2011 жылдардың тұрақты сақтаудың 45 iсi және жеке құрамы бойынша 27 iсiне, Атбасар ауданының прокуратурасы 1989-2011 жылдардың тұрақты сақтаудың 211 iсiне, «Атбасар ауданының сәулеттендiру және қала құрылысы» ММ 2006-2010 жылдардың тұрақты сақтаудың 74 iсi және жеке құрамы бойынша 25 iсiне, К.К.Шахановтың жеке шығу тегi құжаттары — 1938-2016 жылдардағы тұрақты сақтаудың 28 iсiне, Атбасар аудандық соты — 2004-2010 жылдардың тұрақты сақтаудың 52 iсiне. Ағымды жылдың екiншi тоқсанында мемлекеттiк сақтауға ведомствалық сақтауда сақталып тұрған 1983-2003 жылдардағы Атбасар аудандық сотының сақ.бiр. 18 құжаттары қабылданды.
Аудан әкiмiмен бекiтiлген кестеге сәйкес архив қызметкерлерi аудан мекемелерi мен ұйымдарынан құжаттарды қабылдау бойынша жұмыстарды жалғастырып және жүргiзiп отырады.
Атбасар ауданының мемлекеттiк архивi аудан мекемелерi мен ұйымдарына iс номенклатурасын жетiлдiруге және құруға практикалық көмек көрсеттi. Ағымды кезеңде Атбасар ауданының әкiмi аппаратының, Тельман, Шұңқыркөл, Борисовка , Егiндiкөл, Полтавка, Мариновка, Макеевка, Сергеевка және Бастау селосы селолық округтерi әкiмдерi аппараттарының, «ҚР АШМ АӨК МИК Атбасар ауданының аумақтық инспекциясы» ММ, «Атбасар ауданының мәслихатының аппараты» ММ, «Атбасар ауданының тұрғын үй-коммуналдық щаруашылығы, жолаушылары көлiгi, автокөлiк жолдары және тұрғын үй инспекциясының бөлiмi» ММ, «Орталық кiтапханалық жүйесi» ММ, «Тiлдердi дамыту және мәдениет бөлiмi» және басқа да мекемелер мен ұйымдардың iс номенклатурасы және ведомствалық архив пен сараптау комиссиясы туралы ережелерi келiсiлдi.
Құжаттамалық қызмет бойынша аудан ұйымдарының басшылары және селолық округтiң мамандарымен 6 шағын семинар-жиналыс өткiзiлдi. Сондай-ақ «Архивтiк анықтамаларды беру» мемлекеттiк қызметтi көрсету бойынша ХҚКО қызметкерлерiмен бiр жиналыс және ведомствалармен үш жиналыс өттi.
7 шiлдеде ХҚКО ғимаратында «Архивтiк анықтамаларды беру» мемлекеттiк қызметтi көрсету бойынша Атбасар ауданының мемлекеттiк архивi Халықаралық архивтер күнiне арналған ««Атбасар ауданының мемлекеттiк архивi кеңес бередi» акциясын өткiздi.
Аудан мекемелерiнде құжат жұмыстарын жүргiзумен айналысатын мамандарға, сондай-ақ селолық округ әкiмдерiне арналған шағын семинар-жиналысты архив ғимаратында өткiзу кезiнде мемлекеттiк сақтаудағы құжаттармен таныстыру бойынша экскурсия ұйымдастырылды.
16, 18 тамызда архив қызметкерлерi «Архивтiк анықтамаларды беру» мемлекеттiк қызметтi көрсету және мемлекеттiк сақтауға құжаттарды өткiзуге дайындау сұрақтары бойынша Бастау с. және Тельман с. селолық округтерiне барып акция өткiздi. Кездесу барысында селолық округтiң мамандарына және тұрғындарына, әсiресе зейнетке шығуға жастары келiп тұрғандарға кеңес берiлдi. Әсiресе «Архивтiк анықтамаларды беру» мемлекеттiк қызметтi алушыларға өтiнiштi веб-портал «Электрондық үкiмет» www.egov.kz, «Азаматтарға арналған үкiмет» мемлекеттiк корпорация» коммерциялық емес акционерлiк қоғам арқылы жасау қажеттiгiн түсiндiрдi, бұл дегенiмiз өтiнiштi қарастыру мерзiмiн қысқартады және жол шығынын кетiрмейдi. Селолық округтарға село тұрғындарына тарату үшiн «Архивтiк анықтамаларды қалай алуға болады» жадынама-парақтар қалдырылды.
Құжаттарды пайдалану және жариялау.
Ағымды жылдың тоғыз айында Атбасар ауданының мемлекеттiк архивiне заңды және жеке тұлғалардан әлеуметтiк-құқықтық сипаттағы 732 сауалдар келiп түстi, оның iшiнде электронды үкiмет порталы және ХҚКО арқылы 407 сауалдар келiп түстi, бұл 55,6% құрайды.
Оң жауаппен 558 сауалдар орындалды, ТМД және шалғайдағы шет елдерден 221 сауалдар келiп түстi, оның iшiнде 166 сауалдар оң нәтижеде орындалды.
Сауалдар көбiне еңбек өтiлiне, еңбек ақыға, оқуға, тұрған жерiне, нотариалдық iс-әрекетке және т.б. қатысты.
Наурыз мейрамын тойлау кезiнде ұлттық киiмдер және тұрмыстық заттар көрмесi ұйымдастырылды. 02 маусымда ауданның мемлекеттiк архивiнде Қазақстан Республикасының мемлекеттiк рәмiздерiнiң 25 жылдығына арналған «Менiң елiмнiң мемлекеттiк рәмiздерi» атты iс-шарасы өткiзiлдi, бұл iс-шараға әлеуметтiк сала қызметкерлерi шақырылды. Қазақстан Республикасының мемлекеттiк рәмiздерi және мемлекеттiк рәмiздердiң шығу тарихымен байланысты әдеби шығармалар бойынша көрме ұйымдастырылды.
Өткiзген шаралар туралы ақпаратты ай сайын жаңарып және толығып отыратын бiздiң сайтымыздың беттерiнен оқуға болады.
Орындалған жоспардың және берiлген сауалдардың негiзгi көрсеткiштерi қоса тiркелдi.
