Государственным архивом Атбасарского района проведен семинар-совещание, в котором приняли участие руководители аппарата акима района Гавриленко и общего отдела Б. Джапарова, главные специалисты сельских акиматов, других государственных учреждений и организаций.
На семинаре выступил директор госархива А. Ахметов с вопросом «Об организации и порядке проведения централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда Республики Казахстан, временно хранящихся в ведомственных архивах учреждений и организаций-источников комплектования госархива Атбасарского райцона».
Он отметил, что централизованному госучету подлежат все документы, которые относятся к Национальному архивному фонду, независимо от формы собственности предприятия или учреждения. Для должного учета документов в ведомственных архивах организаций необходимо приказом по учреждению закрепить ответственных лиц за прием, временное хранение и передачу документов по основной деятельности и по личному составу в государственный архив на постоянное хранение. Копии приказов и положений необходимо выслать на адрес архива для включения их в наблюдательные дела организаций. Госархивом района составляется сводный паспорт архивов для передачи в управление архивов и документации Акмолинской области.
А. Ахметов отметил, что не все руководители с должным вниманием относятся к ведомственному хранению документов, что ведет к утере или уничтожению документов, а это влечет за собой административную ответственность — в размере 10, 20, или 40 МРП в зависимости от статуса субъектов, т.е. малого предпринимательства и некоммерческих организаций; среднего и крупного предпринимательства.
Затем участникам семинара была доведена информация о правильности составления номенклатуры дел организаций. Следует руководствоваться Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях (от 22 декабря 2014г.), Правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, а также Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения (№ 22 от 26.01.2015).
Затем архивист Р. Платонова ознакомила участников семинара с графиком сдачи документов на государственное хранение в госархив Атбасарского района. Она показала наглядно, как оформлять дело-комплектование, подшивку, нумерацию листов, оформление обложки.
Учет и хранение документов — одна из важных задач государства, так как документы — это источник его истории, а также играют большую роль и для отдельного гражданина, например, при утере и восстановлении документов, при оформлении на пенсию и т.д.
Архивист госархива
Атбасарского района Т. Шемургалкина
