 |
КГУ «Государственный архив Атбасарского района» управления цифровизации и архивов Акмолинской области |
|
КГУ «Государственный архив Атбасарского района» управления цифровизации и архивов Акмолинской области |
Управление цифровизации
и архивов Акмолинской области
1. Введение:
Основными задачами стоящими перед государственным архивом Атбасарского района является выполнение основных направлений плана работы на 2022 год. Создание условий труда для сотрудников архива и укрепления материально-технической базы, а также соблюдение дисциплины труда и своевременное и качественное исполнение запросов от юридических и физических лиц. Участие в общественно-политической жизни района.
2.Обеспечение и государственный учет документов НАФ:
В 2022 году государственным архивом Атбасарского района приобретены 100 архивных коробок, а так же сканер для сканирования и оцифровки документов формата А-3. Своими силами проводиться технический ремонт здания архива, поддерживается чистота прилегающей территории вокруг здания архива.
За 2022 год государственным архивом Атбасарского района были проведены работы по улучшению физического состояния 105 дел. В том числе подверглись реставрации 65 дел, 161 листов. Реставрированы документы фондов: № 17 совхоз «Садовый» (12 дел, 35 листов); № 1 Новоалександровское СПТУ-89 (2 дела, 6 листов); № 18 Сергеевский сельский Совет (5 дел 6 листов); № 66 совхоз «Шуйский» (10 дел, 17 листов); № 180 колхоз «им. Ленина» (3 дела, 8 листов); № 15 Мариновский районный отдел культуры (13 дел, 31 листов); № 23 колхоз «Родина» (2 дела, 2 листа); № 149 совхоз «им. М.Горького» (1 дело, 1 лист); № 28 Атбасарское РСХО (1 дело,1 лист); № 16 Мариновское АТП (1Дело, 1 лист); № 57 совхоз им.Тельмана (1 дело, 1 лист); № 106 Атбасарский кожвендиспансер (1 дело, 3 листа); № 145 ТОО «Мариновка» (1 дело, 2 листа); № 68 совхоз «Мариновский» (1 дело 1 лист); № 135 совхоз «Самарский» (2 дела, 3 листа); № 99 Южный сельский Совет (8 дел 43 листа); № 169 ГУ «Аппарат акима Атбасарского района» (1 дело, 1 лист).
Провели подшивку 40 дел фондов № 14 ГУ «Отдел культуры Атбасарского района» (9 дела, 878 листов); № 18 Сергеевского сельского совета (23 дела, 913 листов); № 1 Ново-Александровское СПТУ-20 (1 дело, 51 лист); № 15 Мариновский районный отдел культуры (1 дело, 12 листов); № 16 Мариновское АТП (2 дела, 105 листов); № 17 совхоз «Садовый» (1 дело, 60 листов); № 57 совхоз им.Тельмана (1 дело, 50 листов); № 66 совхоз «Шуйский» (1 дело, 114 листов) № 211 ТОО «Акимовка» (1 дело, 81 листов).
Восстановлено затухающих текстов на 15 листах. Это в документах фондов № 171 ГККП «Детская музыкальная школа г.Атбасар» (4 лист); № 103 ТОО «Атамекен» (7 листов); № 206 АО «им.И. Есенберлина» (2 листа); № 97 колхоз «Красная Заря» (1 лист); № 210 ПК «Акимоское» (1 лист).
В просмотренных делах фондов особо ценных документов не выявлено.
Проведена проверка наличия и состояния дел фондов № 18 Сергеевский сельский Совет за 1943-1993 годы (1051 дело); № 124 Атбасарский совхоз-техникум за 1987-1996 годы (126 дел по л/с); № 15 Мариновский районный отдел культуры за 1974-1988 годы (36 дел по л/с); № 1 Ново-Александровское СПТУ-20 за 1958-1989 годы (176 дел). Дела фондов № 15, № 18, № 124, № 1 находятся в удовлетворительном состоянии, реставрация и восстановление не требуется. Количество дел и листов в делах соответствуют данным по описи.
В ходе проверки наличия и состояния дел фондов № 15, № 18, № 124, № 1 были проведены выверки комплекта учетных документов. Все учетные документы имеются в полном объеме.
За 2022 год закартонировано 988 дел. Это документы фондов № 50 ГУ «Отдел образования Атбасарского района» - 393 дел; № 212 «Отдел предпринимательства Атбасарского района» - 68 дел; № 193 «Отдел архитектуры и градостроительства Атбасарского района» - 68 дел;№ 209 «Отдел физической культуры и спорта Атбасарского района»-112 дел; № 219 Спасское ремспецпредприятие -64 дел; № 220 ТОО «Ремонтник» - 85 дел; № 128 ГУ «Аппарат Атбасарского районного маслихата»- 106 дел; № 167 РГУ «Управление государственных доходов Атбасарского района» - 32 дела; № 171 ГККП «Детская музыкальная школа при отделе образования Атбасарского района» - 60 дел. Перекартонировано за текущий период- 8192 дел. Это документы фондов № 18 Сергеевский сельский Совет – 60 дел; № 99 Южный сельский Совет-241 дел; № 172 ГУ «Аппарат акима Сепеевского сельского округа» - 20 дел; № 180 колхоз «им.Ленина» - 72 дела; № 190 ГУ «Аппарат акима Новоалександровского сельского округа»-51дел; № 169 ГУ «Аппарат акима Атбасарского района» - 526 дел; № 168 Атбасарская районная территориальная избирательная комиссия – 132 дела; № 167 ГУ «Налоговое управление по Атбасарскому району» - 219 дел; № 166 ГУ «Аппарат акима Адырского сельского округа» -229 дел; № 165 ГУ «Отдел по выдаче разовых талонов» -63 дела; № 164 Нотариус Исмагулов Е.К.-19 дел; № 124 Атбасарский совхоз-техникум- 126 дел; № 195 ГУ «Аппарат акима Ярославского сельского округа» - 26 дел; № 1 Ново-Александровского СПТУ-20 -176 дел; № 160 Атбасарский РУТ - 191 дел ; № 159 СХТОО «Ярославское»-26 дел; № 158 ТОО «Егемендык» -13 дел; № 157 Атбасарское АТП-8 «Агропромтранс» - 130 дел; № 155 ТОО «Клименко» -23 дел; № 154 Отдел экономики и бюджетного планирования Атбасарского района – 119 дел; № 2 Мариновское Районо – 88 дел; № 3 Адырский элеватор – 188 дел; № 4 Мариновский сельсовет- 740 дел; № 5 Мариновское ХПП-161 дел; № 133 АО «Сочинское»-199 дел; № 8 Мариновское РО «Сельхозхимия» - 57 дел; № 9 Мариновская типография – 36 дел; № 12 Мариновский райисполком -45 дел; № 13 Атбасарский райисполком- 76 дел; № 97 колхоз «Красная Заря» - 200 дел; № 102 СХТОО «Шуйское» -69 дел; № 109 Атбасарский сельсовет-353 дел; № 110 Красномаякский сельсовет-291 дел; № 111 СПК «Красная Заря» - 25 дел; № 113 Колутонское СПТУ 19-82 дела; № 114 Мариновское ХПП- 48 дел; № 117 Аппарат акима с.Борисовка-147 дел; № 118 Аппарат акима Полтавского сельского округа -44 дел; № 121 Аппарат акима Есенгельдинского сельского округа – 150 дел; № 122 Государственный архив Атбасарского района – 89 дел; № 123 АО «Сепе»-69 дел; № 125 Атбасарское ХРСУ -69 дел; № 128 Атбасарский раймаслихат- 153 дел; № 130 СХТОО «Каражар»-52 дела; № 132 совхоз «Сочинский»-523 дел; № 135 совхоз «Самарский»-379 дел; № 136 Садовый сельский округ- 61 дело; № 137 совхоз «Южный»-448 дел; № 138 СХТ «Тилекей»-41 дело; № 140 ПК «Шуйское»-11 дел; № 141 ТОО «Шуйское»-21 дело; № 142 ОАО Агропромбанк-28 дел; № 143 Аппарат акима Покровского сельского округа-92 дел; № 145 ТОО «Мариновка»-45 дел; № 145 Атбасарский тубдиспансер-20 дел; № 147 ГАО «Достык»-62 дел; № 148 ТОО «Шункырколь»-47 дел; № 149 совхоз им.М.Горького-69 дел; № 150 Каражарский сельский округ-190 дел; № 151 Аппарат акима села Ново-Мариновка-176 дел; № 152 ТОО «Аграрное»-29 дел; № 153 аппарат акима Тельманского сельского округа-52 дела; № 180 колхоз им.Ленина-72 дела..
3.Формирование НАФ.Организациооно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий:
За 2022 год государственным архивом были приняты документы от учреждений и организаций района в количестве -1079 дел, в том числе: 351 дел постоянного хранения и 728 дел по личному составу. Все документы принятые на госхранение были подвергнуты экспертизе ценности в период ведомственного хранения.
Сотрудниками госархива была оказана консультационная и практическая помощь по обработке и упорядочению документов с истекшим сроком хранения в ведомствах специалистам организаций и учреждений района, отвечающих за делопроизводство. На обработанные и проведенные через экспертизу ценности документы были составлены НСА. На документы временного хранения были составлены акты на уничтожение документов как утративших свое практическое значение. Были составлены описи дел на документы ГУ «Отдел образования Атбасарского района» на 14 дел постоянного хранения и 380 дел по личному составу за 1987-2004 годы; ГУ «Отдел физической культуры и спорта Атбасарского района» на 67 дел постоянного хранения и 45 дел по личному составу за 2014-2021 годы; ГУ «Отдел предпринимательства Атбасарского района» на 38 дел постоянного хранения и 30 дел по личному составу за 2014-2021 годы; Спасское ремонтное предприятие на 64 дел по личному составу за 1961-1994 годы; ТОО «Ремонтник» на 85 дел по личному составу за 1994-2021 годы; ГУ «Отдел архитектуры и градостроительства Атбасарского района» на 38 дел постоянного хранения и 30 дел по личному составу за 2016-2021 годы; РГУ «Управление государственных доходов по Атбасарскому району» на 21 дело постоянного хранения и 11 дел по личному составу за 2014-2016 годы; ГУ «Аппарат Атбасарского районного маслихата» на 83 дел постоянного хранения и 23 дел по личному составу за 2013-2016 годы; ГККП «Детская музыкальная школа города Атбасар при отделе образования по Атбасарскому району на 35 дел постоянного хранения и 25 дел по личному составу за 2012-2016 годы; ГУ «Аппарат акима села Новосельское Атбасарского района» на 54 дел постоянного хранения и 23 дел по личному составу за 2013-2016 годы.. Все вышеперечисленные описи дел согласованы ЭПК управления цифровизации и архивов Акмолинской области. Так же в 2022 году были согласованы и приняты на государственное хранение документы реорганизованных и ликвидированных организаций а 2021 году ГУ «Отдел физической культуры и спорта Атбасарского района» 65 дел постоянного хранения и 45 дел по личному составу за 2014-2021 годы; ГУ «Отдел архитектуры и градостроительства Атбасарского района» на 38 дел постоянного хранения и 30 дел по личному составу за 2016-2021 годы; , ГУ «Отдел предпринимательства Атбасарского района» на 38 дел постоянного хранения и 30 дел по личному составу за 2016-2021 годы, а также ТОО «Ремонтник» на 149 дел по личному составу за 1941-1921 годы. Так же приняты под литерными номерами 12 дел по личному составу совхоза «Красный Маяк» (ф. 119) и 1 дело постоянного хранения Частный нотариус Жалина С.В. (ф.161).
В 2022 году проведены 4 семинар-совещания. В январе был проведен обучающий семинар по вопросам составления номенклатуры дел и подготовки документов к сдаче на государственное хранение в государственный архив Атбасарского района с участием специалистов реорганизованных и упраздненных учреждений ГУ «Отдел земельных отношений, архитектуры и градостроительства Атбасарского района; ГУ «Отдел внутренней политики, культуры, развития языков и спорта Атбасарского района»; ГУ «Отдел предпринимательства и сельского хозяйства Атбасарского района». В данном семинаре приняли участие 8 человек.В апреле провели семинар-совещание с участием руководителей государственных учреждений района и акимами сельских округов по вопросу централизованного государственного учета документов НАФ РК в ведомственных архивах организаций – источников комплектования гос.архива Атбасарского района. В сентябре провели семинар при участии первых руководителей и специалистов самостоятельных отделов и акиматов, и специалистов организаций района по теме «О внесении изменений и дополнений в постановление Правительства РК от 31 октября 2018 года № 703 «Об утверждении Правил документирования, управления документацией и использование систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях». В данном семинаре приняли участие 45 человек. В ноябре 2022 года провели обучающий семинар по делопроизводству со специалистами отдела образования и с директорами школ Атбасарского района.
За истекший период гос.архивом была оказана практическая и методическая помощь в составлении и разработке номенклатуры дел реорганизованных учреждений ГУ «Отдел земельных отношений, архитектуры и градостроительства Атбасарского района»; ГУ «Отдел внутренней политики, культуры, развития языков и спорта Атбасарского района»; ГУ «Отдел сельского хозяйства и предпринимательства Атбасарского района». А так же разработали номенклатуру дел для общеобразовательных школ Атбасарского района на 2023 год. Усовершенствованы номенклатуры дел ГККП «Центр детско-юношеского творчества города Атбасар при отделе образования по Атбасарскому району»; Атбасарского районного филиала РГП на ПХВ «Национальный центр экспертизы КСЭК МЗ РК по Акмолинской области»; ГУ «Аппарат Атбасарского районного маслихата»; средних школ города Атбасар № 2 и № 3. Согласованы номенклатуры дел ГУ «Отдел экономики и финансов Атбасарского района»; ГУ «Отдел занятости и социальных программ Атбасарского района»; ГКП на ПХВ «Ветеринарная инспекция Атбасарского района» при управлении ветеринарии Акмолинской области; КГУ «Аппарат акима Макеевского сельского округа»; КГУ «Аппарат акима Мариновского сельского округа»; ГУ «Аппарат акима Полтавского сельского округа»; ГУ «Аппарат акима село Новосельское Атбасарского района»; ГУ «Аппарат акима сельского округа Акана Курманова».
Также были согласованы положения о ведомственном архиве и экспертной комиссии ГУ «Отдел земельных отношений, архитектуры и градостроительства Атбасарского района»; ГУ «Отдел внутренней политики, культуры, развития языков и спорта Атбасарского района»; ГУ «Отдел сельского хозяйства и предпринимательства Атбасарского района»; ГКП на ПХВ «Ветеринарная инспекция Атбасарского района» при управлении ветеринарии Акмолинской области.
Сотрудниками госархива оказаны 78 консультаций ведомственным архивам. Консультации оказывались по вопросам составления номенклатуры дел, составлении описи дел и актов на уничтожение документов с истекшим сроком хранения, по внесению изменений и дополнений в постановление Правительства РК «Об утверждении Правил документирования, управление документацией и использования систем документооборота в государственных и негосударственных организациях», по составлению паспортов ведомственного архива в целях централизованного учета документов, а так же о внесении изменений в Перечне типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом МКС РК от 11 июля 2022 года № 184 с посещением организаций, по телефону и по электронной почте.
4.Создание информационно-поисковых систем:
За 2022 год были проведены работы по усовершенствованию описей дел фондов № 99 «Южный сельский Совет народных депутатов и его исполнительный комитет» в количестве 164 дел постоянного хранения за 1926-1993 годы; № 96 Ново-Петропавловский сельский Совет на 261 дел постоянного хранения за 1936-1993 годы; № 137 совхоз «Южный» на 448 дел по личному составу за 1957-1994 годы.Данные описи согласованы ЭПК управления цифровизации и архивов Акмолинской области. Составлены 6 тематических карточек фонда № 169.
5. Научная информация и использование документов:
За 2022 год провели 3 выставки в здании архива по истории края и экономического и социального развития Атбасарского района., а также по печатным изданиям, выпущенных в период освоения Целины. Данные выставки были организованы специалистам сельских округов, организаций района в начале текущего года и для учащихся Мариновской СШ в сентябре месяце в рамках проекта «Архив және болашақ ұрпақ» и фотовыставку по истории Атбасарского района. Также для участников выставки были организованы экскурссии с целью ознакомления их с документами фондов, хранящихся в государственном архиве. Так же за текущий годпровели 2 семинар-совещания и одну акцию по оказанию государственной услуги с работниками ЦОНа на темы: По повышению качества оказания государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок», второй семинар по недопущению коррупционных действий и соблюдению законных интересов услугополучателей при оказании гос.услуги. В августе с посетителями ЦОНа провели акцию «Архив консультирует» по информированию населения о том как получить архивную справку. Сотрудниками архива были даны разъяснения услугополучателям по вопросу получения информации о подтверждении трудового стажа, заработной платы и других данных при оформлении пенсии. На все заданные вопросы архивистам были даны исчерпывающие ответы.
Сотрудниками архива подготовлены и опубликованы 2 статьи по документам архива. Статья в рублике люди разных профессий «Профессия – архивист» подготовленная архивистом Саковской Н.А. опубликована в газете «Простор-Атбасар» 22 апреля 2022 года. Статья «Без прошлого нет будущего» подготовленная архивистом Платоновой Р.И. по документам сельских Советов за 1930 годы по репрресиям опубликована 25 ноября 2022 года. Так же опубликованы 4 статьи по оказанию государственной услуги.
20 июня 2022 года на аппаратном совещании проводимом акимом Атбасарского района с руководителями государственных и правоохранительных органов, акимами сел и сельских округов выступид директор архива Атбасарского района Ахметов А.Б. с отчетом о работе госархива с учреждениями и организациями района- источниками комплектования по подготовке и сдаче документов на государственное хранение и выполнение плановых показателей по сдаче документов организациями района согласно графика сдачи документов утвержденного акимом района на 2021 и 2022 годы.
Количество переведенных документов в цифровой формат (внесенных отсканированных дел) за 2022 год составляет 912 дел, 14449 листов. Всего составило 948 дел. 42724 листов.
За 2022 год внесено отсканированных дел в ИС «ЕЭАД» 659 дела, 24248 листов. Это фонды № 103 ТОО «Атамекен»; № 75 кооператив «Металлист»; № 106 Атбасарский кожвендиспансер; № 107 Атбасарская станция переливания крови. Ведется работа по оцифровке документов фонда № 1 Новоалександровское СПТУ-20 (89); ГУ «Отдел сельского хозяйства и земельных отношений»; ЦБС «Отдела культуры и развития языков»; приют «Надежда»; Управление юстиции Атбасарского района»; Отдел ЖКХ, ПТ и АД Атбасарского района; Гос.центр по выплате пенсии (ГЦВП); Атбасарская РТИ Комитета вет.контроля и надзора МСХ РК.
За текущий период в госархив Атбасарского района поступило 635 запросов социально-правового характера от юридических и физических лиц, в том числе из стран СНГ и дальнего зарубежья 129 запросов. С положительным результатом исполнено 500 запросов, непрофильных 124 запроса. В том числе из 635 запросов через ЦОН и Е-архив поступило и оказано 391 госуслуги.
6. Платные услуги:
Платные услуги были оказаны ГУ «Отдел образования Атбасарского района» по обработке документов и составлению научно-справочного аппарата к описям №1 дел постоянного хранения-14 ед.хр., № 1-л дел по личному составу -393 дел на общую сумму 200000 тенге.; ГУ «Аппарат акима села Есенгельды» к описи №1 дел постоянного хранения на 45 дел, № 1-л дел по личному составу – 35 дел. Деньги от данных учреждений не перечислены на счет госархива по известным причинам
7. Повышение квалификации, социальное развитие коллектива:
Еженедельно директором архива проводится совещание с сотрудниками архива по организационным вопросам, где заслушиваются архивисты о проделанной работе за неделю по выполнению поставленных перед ними плановых показателей.
Ежемесячно проводилась аппаратная учеба согласно плана на 2022 год.
Коллективом госархива были изучены изменения в Перечне типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения утвержденных приказом Министра культуры и спорта РК от 11 июля 2022 года № 184, а также внесенные изменения и дополнения в «Правила документирования, управления документацией и использования электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях» утвержденных Постановлением Правительства РК от 31 августа 2022 года № 630.
В сентябре 2022 года прошли обучение по оказанию государственной услуги архивисты Саковская Н.А. и Садвакасов А.М. Им выданы соответствующие сертификаты.
Статистический отчет о выполнении показателей основных направлений и результатов деятельности государственного архива Атбасарского района прилагается.
Директор архива А.Ахметов.
28.12.2022