 |
КГУ «Государственный архив Атбасарского района» управления цифровизации и архивов Акмолинской области |
|
КГУ «Государственный архив Атбасарского района» управления цифровизации и архивов Акмолинской области |
1. Введение.
Работа государственного архива Атбасарского района в 2023 году будет направлена на реализацию комплексного плана мероприятий по реализации проекта «Архив-2025» на 2020-2025 годы, Закона Республики Казахстан «О национальном архивном фонде и архивах», нормативно-правовых актов Министерства культуры и спорта Республики Казахстан, управления цифровизации и архивов Акмолинской области, собственных организационно-распорядительных документов.
Работа архива будет направлена на реализацию дальнейшего развития и совершенствования архивного дела, обеспечение сохранности документов НАФ, создание и совершенствования научно-справочного аппарата к хранящимся документам, их всестороннего использования, переводу документов в цифровой формат, внедрению информационных технологий, своевременного и качественного выполнения поставленных задач на 2023 год.
Помимо запланированных работ направленных на обеспечение сохранности и использования документов, хранящихся в госархиве района, планируется проведение экспертизы ценности документов НАФ РК, находящихся в ведомственных архивах. Будет совершенствоваться работа с документами в соответствии с Правилами документирования, управление документации и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденных Постановлением Правительства РК от 31 августа 2022 года № 630, Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения» утвержденного приказом Министра культуры и спорта РК от 11 июля 2022 года № 28806 и другими.
На аппаратном совещании в 2023 году планируется обсудить итоги работы по основной и финансовой деятельности госархива за 2022 год, вопросы качества исполнения запросов граждан и юридических лиц, основных принципов формирования документов ведомств, учета и обеспечения сохранности документов организаций района. Рассмотрения на заседании экспертной комиссии архива составленных описей дел, номенклатуры дел, положений о ведомственном архиве и экспертной комиссии ведомственными архивами.
2 Будут продолжены работы по подготовке документов и фотодокументов по реализации проектов по программе «Рухани жаңғыру», обновления в новостной ленте сайта.
В течение года будут приняты необходимые меры по укреплению материально- технической базы и кадровому обеспечению архива.
2. Обеспечение сохранности и государственный учёт документов НАФ Республики Казахстан.
Работа госархива в части обеспечения сохранности документов будет направлена на укрепление материально-технической базы и совершенствования организации хранения документов НАФ. Для этих целей будут проводиться необходимые мероприятия по обслуживанию установок видеонаблюдения, охранной сигнализации, системы пожаротушения, поддержанию соответствующего санитарно-гигиенического и температурно-влажностного режимов. Планируется разработка проектно- сметной документации на текущий ремонт входной части и двух кабинетов на 1 этаже здания архива.
Планируется улучшение физического состояния 72 единиц хранения документов на бумажной основе: в том числе будет отреставрировано 28 дел. Это документы фондов № 9 Мариновская типография (1 ед.хр); № 16 Мариновское АТП (1 ед.хр); № 33 совхоз «Новосельский» (2 ед.хр); № 34 совхоз «Красносельский» (1 ед.хр); № 57 совхоз им.Тельмана (5 ед.хр); № 50 Атбасарское Районо (1 ед.хр); № 66 совхоз «Шуйский» (2 ед.хр); № 78 Полтавский сельский Совет (6 ед.хр); № 106 Атбасарский кожвендиспансер (1 ед.хр); № 119 совхоз «Красный Маяк» (1 ед.хр); № 135 совхоз «Самарский» (3 ед.хр); № 137совхоз «Южный» (3 ед.хр); № 180 колхоз им.Ленина (1 ед.хр). Всего в данном процессе будет охвачено 38 листов.
Будет подшито документов на бумажной основе в количестве 44 дел. Это дела фондов № 4 Мариновский сельский Совет (9 ед.хр); № 18 Сергеевский сельский Совет (27 ед.хр); № 84 Сочинский сельский Совет (5 ед.хр); № 135 совхоз «Самарский» (1 ед.хр); № 146 Атбасарский противотуберкулезный диспансер (2 ед.хр). Всего в данном процессе будет подшито 1645 листов.
Картонированием намечено охватить 509 дел. Это дела, которые будут приняты на хранение в государственный архив по плану на 2023 год. ГУ «Отдел внутренней политики Атбасарского района» (70 дел); ГУ «ЦБС» отдела культуры и развития языков Атбасарского района (55 дел); ГУ «Отдел экономики и финансов Атбасарского района» (30 дел); ГУ «Аппарат акима села Борисовка Атбасарского района» (79 дел); ГУ «Отдел занятости и социальных программ Атбасарского района (65 дел); ГУ «Аппарат акима Сепеевского сельского округа Атбасарского района» (60 дел); ГУ «Аппарат акима Есенгельды Атбасарского района» (80 дел); Атбасарский районный отдел казначейства (70 дел).
Будут перекартонированы 272 дел фондов № 97 колхоз «Красная Заря» за 1973-1974 годы в количестве 177 дел; № 47 Мариновский комбинат коммунальных предприятий за 1974-1993 годы в количестве 45 дел; № 29 колхоз им. Чапаева за 1942-1957 годы в количестве 50 дел.
3 Намечено восстановление затухающего текста на 19 листах. Это листы документов фондов № 33 совхоз «Новосельский» - 6 листов; № 137 совхоз «Южный» - 2 листа; № 124 Атбасарский совхоз-техникум – 6 листов; № 66 совхоз
«Шуйский» - 1 лист; № 157 Атбасарское АТП-8 -2 листа; № 160 Атбасарский РУТ – 2 листа.
Будут проведены работы по проверке наличия и состояния документов фондов № 48 Садовый сельский Совет (280 дел); № 54 Атбасарский райпотребсоюз (449 дел); № 29 колхоз им. Чапаева (50 дел).
Планируется провести выверку комплекта учетных документов фондов № 48 Садовый сельский Совет (280 дел); № 54 Атбасарский райпотребсоюз (449 дел); № 29 колхоз им. Чапаева (50 дел).
Будет проведена работа по переработке описей фонда № 3 «Адырский элеватор» за 1957-1997 годы в количестве 202 ед.хр.
Планируется усовершенствование описей фондов № 1 «Ново-Александровское СПТУ-20 (89)» за 1958-1989 годы в количестве 157 ед.хр.; № 5 «Мариновское ХПП» за 1959-1993 годы в количестве 161 ед.хр.
На 2023 год запланировано провести обработку и экспертизу ценности документов, находящихся на ведомственном хранении: Атбасарский районный суд – 12 дел постоянного хранения; ГУ «Аппарат акима села Борисовка Атбасарского района» за 2013-2017 годы – 54 дел постоянного хранения и 25 дел по личному составу; ГУ «Отдел занятости и социальных программ Атбасарского района» за 2013-2017 годы – 40 дел постоянного хранения и 25 дел по личному составу; ГУ «Аппарат акима Сепеевского сельского округа Атбасарского района» за 2012-2016 годы – 30 дел постоянного хранения и 30 дел по личному составу;ГУ «Аппарат акима села Есенгельды Атбасарского района» за 2012-2019 годы – 50 дел постоянного хранения и 30 дел по личному составу; РГУ «Атбасарский районный отдел казначейства» за 2000-2012 годы – 50 дел постоянного хранения и 20 дел по личному составу; ГУ «Отдел внутренней политики Атбасарского района» за 2013-2021 годы – 40 дел постоянного хранения и 30 дел по личному составу; ГУ «ЦБС» отдела культуры и развития языков Атбасарского района за 2011-2016 годы – 20 дел постоянного хранения и 35 дел по личному составу; ГУ «Отдел экономики и финансов Атбасарского района» за 2013-2016 годы- 15 дел постоянного хранения и 15 дел по личному составу.
Будет продолжена работа по упорядочению документов и созданию научно-справочного аппарата к ним.
Планируется заключить договоры путем запроса ценовых предложений по ежемесячному проведению дезинфекционной и дезинсекционной обработке архивохранилищ и подсобных помещений против насекомых и грызунов, а также по техническому обслуживанию системы пожаротушения и сигнализации. Ежеквартально будут проводиться санитарные дни по обеспыливанию коробок и связок с документами. В течении года будет осуществляться контроль за температурно-влажностном режимом.
3. Формирование НАФ РК. Организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений и предприятий.
4 В работе по данному направлению особое внимание будет уделено обеспечению качественного формирования документов НАФ РК постоянного хранения и по личному составу, хранящихся в организациях района, повышению качества отбора документов на государственное хранение. Так же планируется внедрение во всех учреждениях и организациях Атбасарского района Правил
документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденных Постановление Правительства РК от 31 августа 2022 года № 630 и др. Для выполнения данной задачи сотрудниками архива планируется выезд в учреждения и организации района, а также в населенные пункты сельских округов для оказания практической и методической помощи ведомственным архивам по обработке и проведению экспертизы ценности документов на местах.
Планируется принять в 2023 году 299 дел управленческой документации и 210 дел по личному составу, 10 фотодокументов, а также по возможности документы личного происхождения.
Будут приняты документы ГУ «Аппарат акима села Борисовка Атбасарского района» за 2013-2017 годы в количестве 54 дел постоянного хранения и 25 дел по личному составу; ГУ «Отдел занятости и социальных программ Атбасарского района» за 2013-2017 годы в количестве 40 дел постоянного хранения и 25 дел по личному составу; ГУ «Аппарат акима Сепеевского сельского округа Атбасарского района» за 2012-2016 годы в количестве 30 дел постоянного хранения и 30 дел по личному составу; ГУ «Аппарат акима Есенгельды Атбасарского района за 2012-2019 годы в количестве 50 дел постоянного хранения и 30 дел по личному составу (ликвидирован в 2020 году); РГУ «Атбасарский районный отдел казначейства» за 2000-2012 годы в количестве 50 дел постоянного хранения и 20 дел по личному составу; ГУ «Отдел внутренней политики Атбасарского района» за 2012-2021 годы на 40 дел постоянного хранения и 30 дел по личному составу (реорганизован в 2021 году); ГУ «ЦБС» отдела культуры и развития языков Атбасарского района за 2011-2016 годы в количестве 20 дел постоянного хранения и 35 дел по личному составу; ГУ «Отдел экономики и финансов Атбасарского района» за 2013-2016 годы в количестве 15 дел постоянного хранения и 15 дел по личному составу, а так же 10 фотодокументов ветеранов и участников ВОВ села Мариновка.
Будет оказана методическая и практическая помощь в составлении и усовершенствовании 5 номенклатур дел. Это ГУ «ЦБС» отдела внутренней политики, культуры, развития языков и спорта Атбасарского района; ГУ «Отдел экономики и финансов Атбасарского района»; ГУ «Аппарат акима Мариновского сельского округа Атбасарского района»; ГУ «Аппарат акима Полтавского сельского округа Атбасарского района»; ГУ «Аппарат акима Новосельского сельского округа Атбасарского района».
Согласовать 2 положения о ведомственном архиве и 2 положения об экспертной комиссии ГУ «Аппарат акима Мариновского сельского округа Атбасарского района»; ГУ «Отдел предпринимательства и сельского хозяйства Атбасарского района».
В связи с оказанием платных услуг на 2023 год планируется упорядочение архивных документов в учреждениях и организациях Атбасарского района на сумму 400 тысяч тенге.
5 Планируется проведение 8 семинаров по делопроизводству с ведомствами по следующим темам:
1. Об итогах работы государственного архива Атбасарского района и организаций района (ведомств) по выполнению основных показателей плана работы за 2022 год и по внедрению информационной системы «Единый архив электронных документов» в учреждениях и организациях района.
2. О проведении экспертизы ценности и обработке документов постоянного хранения и по личному составу и подготовки их для передачи на государственное хранение и составлении номенклатуры дел источникам комплектования на предыдущий год.
3. А также будут проведены 6 семинаров с ведомствами по изучению Правил документирования, управление документацией и использование систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденных Постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 августа 2022 года № 630, Перечня типовых документов со сроками хранения, Правилами приёма, хранения, учета и использования документов ведомственными и частными архивами.
4. Научная информация и использование документов. Создание информационно-поисковых систем.
В госархиве района будет вестись работа по повышению информатизации архивных фондов. В 2023 году будет продолжена работа по использованию архивных документов для реализации прав и законных интересов граждан и юридических лиц по социально-правовым, тематическим и другим запросам. В районном архиве планируется каталогизация 4 ед.хр., влить в каталог 6 карточек по фонду № 169 ГУ «Аппарат акима Атбасарского района»; № 128 ГУ «Аппарат Атбасарского районного маслихата».
В целях создания электронного архива для обеспечения физических и юридических лиц быстрым и эффективным доступом к документам госархива предполагается провести сканирование документов в количестве 1875 ед.хр., объемом 167000 листов.
В связи с работой в информационной системе ЕЭАД госархивом планируется внести в информационную систему данные по 2 фондам, 1000 ед.хр. и 75000 листов. Так же внести данные в информационную систему 2-х описей.
Особое место в деятельности госархива будет уделено выявлению и использованию документной информации по истории Атбасарского района, а также сведений о юбилейных и исторических событиях.
Планируется работа по публикации в средствах массовой информации, в районной газете «Простор-Атбасар» 3 статей по архивным документам подготовленные архивистами Платоновой Р.И., Садвакасовым А.М., Саковской Н.А. Темы статей освещены в Медиа-плане на 2023 год на темы: «Хвала рукам, что пахнут хлебом», «Роль архивиста в работе с архивными документами» и к 105-летию Героя Советского Союза уроженца Атбасарского района «Акан Курманов». К праздничным и знаменательным датам в истории Казахстана и Атбасарского района будут подготовлена фотодокументальная выставка на тему: «О прошлом – для настоящего и будущего» к Дню архивиста.
6 Организовать и провести 2 экскурсии по архиву Атбасарского района и 2 урока с участием учащихся школ села Мариновка на тему «Архивист – профессия нужная», с целью пропаганды архивного дела и ознакомления их с работой архива и хранящимися в архиве документами. На сайте районного архива будет продолжена работа по размещению информации, освещающей деятельность архива, а так же интересных статей по проведенным мероприятиям.
Особое внимание будет уделено обеспечению качественного и своевременного исполнения запросов социально-правового, тематического и др.
характера, оказания государственной услуги «Выдача архивных справок» посредством ЦОН и портала «Электронное правительство». Для этих целей планируется публикация статей о работе архива по исполнению запросов социально-правового характера в СМИ, размещение объявлений о преимуществах получения архивных справок посредствам портала электронного правительства в районной газете.
С целью разъяснения гражданам о преимуществах получения архивных справок через ЦОНы и портал электронного правительства, а так же недопущения ошибок при оформлении заявлений, активизации получения архивных справок через государственную корпорацию «Правительство для граждан» провести 2 семинар-совещания с работниками ЦОНа.
Так же провести в ЦОНе акцию «Архив консультирует». Цель акции – информационно-разъяснительная работа среди населения о получении государственной услуги «Выдача архивных справок».
5. Научно-техническая информация. Повышение квалификации кадров. Социальное развитие коллектива.
В течении 2023 года для повышения квалификации сотрудников архива будет проводиться изучение нормативно-правовых актов по вопросам архивного дела, обзор новинок методической и архивоведческой литературы, журналов «Архивы Казахстана», «Делопроизводство в Казахстане» и др. Намечено по итогам заседания коллегии управления проводить совещание, с целью исполнения поставленных задач перед архивом района, а так же перенятия положительного опыта работы архивных учреждений области.
Планируется ежемесячно на оперативных совещаниях заслушивать отчеты работников о ходе выполнения плановых показателей и месячных планов работы.
Также будет проводиться учеба по охране труда и техники безопасности.
Планируется участие архивистов в проводимых управлением цифровизации и архивов семинарах и учебе по повышению деловой квалификации сотрудников архива.
Исходя из реальных возможностей, будет уделено внимание вопросам социальной защиты работников архива и укреплению материально-технической базы архива.
Директор А. Ахметов
09.11.2022